Je inbox

In de Inbox staat alles wat nog openstaat uit al je projecten bij elkaar.

Aan jou, wachtend en afgesloten

De Inbox heeft drie tabbladen:

• Aan jou: items die nu jouw actie nodig hebben.
• Wachtend: items waarbij de bal bij de ander ligt.
• Afgesloten: aanbiedingen die zonder boeking zijn geëindigd, bewaard ter naslag.

Op elk tabblad staat hoeveel items erin zitten. Alleen Aan jou telt mee voor het getal op het Inbox-tabblad in de onderste balk. Zo zie je meteen of er iets op jou wacht. Wachtend en Afgesloten tellen nooit mee.

Wat ligt bij jou

Op het tabblad Aan jou staat alles waarover jij moet beslissen, verdeeld over blokken. Van boven naar beneden:

• Urenstaten: uren om te bekijken en goed te keuren, als je producent, co-producent of goedkeurder in de goedkeuringsketen bent.
• Urencorrecties: een voorgestelde wijziging op de uren van een dag, die je accepteert, afwijst of waarop je een tegenvoorstel doet.
• Facturen: facturen van crew om goed te keuren. Als crew vind je hier ook je eigen facturen wanneer ze iets van je vragen: een factuur die de producent heeft teruggestuurd voor aanpassingen, een factuur voor een annuleringsvergoeding die klaarstaat om te versturen, of een factuur die als betaald is gemarkeerd en wacht tot jij op Ik heb het ontvangen drukt.
• Schemawijzigingen: dagen die bij een boeking zijn toegevoegd, verschoven of geschrapt, en waarop je moet reageren. Meer daarover in Schemawijzigingen.
• Gewijzigde opkomsttijden: de oude en de nieuwe opkomsttijd op een komende dag waarvoor je geboekt bent (crew). Niets te tekenen: tik op Gezien om de melding weg te halen (zie gewijzigde opkomsttijden).
• Vergoeding kwijtschelden: een voorstel van de producent om je annuleringsvergoeding kwijt te schelden, om te accepteren of af te wijzen (crew).
• Planningsverzoeken: scenario's die een planner ter goedkeuring heeft ingediend (producenten en co-producenten, zie Planningsverzoeken beoordelen).
• Onderhandelingen: aanbiedingen waarop jij moet reageren. Als crew krijg je hier ook de deal memo: druk op Deal memo bekijken & ondertekenen om hem te ondertekenen. Als producent blijft een geaccepteerd aanbod hier staan tot je op Deal memo bekijken & versturen drukt.
• Zzp-dossiers: tussentijdse toetsen en eindtoetsen in het zzp-dossier die automatisch zijn uitgevoerd (eigenaar van het project). Open er een en druk op de dossierpagina op Gezien om hem af te vinken.

Urenstaten, aanbiedingen, schemawijzigingen en kwijtscheldingen open je gewoon in de lijst, en daar handel je ze ook af. Bij een planningsverzoek opent de knop Beoordelen een beoordelingsscherm boven de Inbox. Met het icoon ernaast open je het scenario in de planner. Facturen, urencorrecties en zzp-dossiers openen op een eigen pagina. Een ingediende factuur heeft daarnaast een knop Goedkeuren op de regel zelf.

Recent afgerond

Stuur je zelf aanbiedingen, dan staat onderaan Aan jou het blok Recent afgerond. Daarin zie je deal memo's die je crew de afgelopen 7 dagen heeft getekend en schemawijzigingen die ze hebben geaccepteerd of afgewezen. Je hoeft er niets mee, en het telt nooit mee voor het getal.

Staat er een rode Afgewezen bij een getekende boeking, dan houdt dat crewlid de oude data en staat het niet op de nieuwe dag. Zoek een vervanger of overleg het samen. Bij een aanbod dat nog niet getekend was, betekent een rode Afgewezen dat het aanbod is vervallen en dat diegene niet geboekt is.

Wat wacht op de ander

Op het tabblad Wachtend staat waar jij al op hebt gereageerd en wat nu bij een ander ligt. Denk aan een aanbod dat je hebt gestuurd of waarop je een tegenbod deed, een factuur die je hebt ingediend, een urencorrectie die je voorstelde, en schemawijzigingen of kwijtscheldingen waar nog geen antwoord op is.

Goedkeurders zien hier ook uren die nog bij iemand onder hen in de keten liggen. Producenten en co-producenten zien elke urenstaat en factuur die nog onderweg is naar boven. Bij een urenstaat staat wie hem nu heeft ("bij" en de naam van de goedkeurder). Je eigen ingediende uren staan niet onder Wachtend. Die volg je op het tabblad Uren & betaling van het project.

Wachtend is alleen om te bekijken. Een item gaat terug naar Aan jou zodra jij weer aan de beurt bent, bijvoorbeeld als de ander een tegenbod doet. Wil je een aanbod intrekken, open het dan in het tabblad Onderhandelingen van het project (zie Een onderhandeling beëindigen).

Als je co-producent bent

Als co-producent deel je het grootste deel van de inbox met de eigenaar. Uren en facturen die bovenaan de keten aankomen, urencorrecties en planningsverzoeken komen bij jullie allebei onder Aan jou, en wie het eerst reageert, handelt het af. Voorgestelde kwijtscheldingen op het project zie je onder Wachtend.

Aanbiedingen en schemawijzigingen gaan anders. Die liggen bij wie het aanbod heeft gestuurd. Zzp-toetsen gaan alleen naar de eigenaar van het project.

Wat is afgesloten

Het tabblad Afgesloten bewaart aanbiedingen die zonder boeking zijn geëindigd (afgewezen, geannuleerd of verlopen). Je ziet er de 30 meest recente van de afgelopen 90 dagen.

Een afgesloten aanbod kun je niet heropenen, en er staan geen knoppen op. Tik erop om het hele gesprek terug te lezen: de voorwaarden die op tafel lagen en de reden die bij een afwijzing is opgegeven.

Bevestigde boekingen komen hier nooit te staan. Die vind je bij je projecten, samen met de ondertekende deal memo.