Scenario's

Een scenario is een kopie van het plan van je project waarin je dingen uitprobeert zonder het live plan aan te raken. Dat live plan heet Hoofdplan. Test er een kortere draaiperiode, een extra unit of een groter team mee, bekijk wat het kost naast het Hoofdplan en voer daarna de wijzigingen door die je wilt houden.

Wat er in een scenario zit

Een scenario heeft eigen draaidagen, posities met hun tarieven en werkregels. Zolang je in een scenario zit, bewerk je met het tabblad Planning, de posities op het tabblad Crew en het paneel Werkregels het scenario. Een balk onder de projectnaam laat zien in welk scenario je zit. Wijzigingen aan posities worden meteen bewaard. Dagen bewaar je met Opslaan in de dag-editor, werkregels met Werkregels toepassen.

Mensen horen niet bij een scenario. Wie een positie invult, onderhandelingen, de goedkeuringsketen en Uren & betaling tonen altijd het Hoofdplan. Ook bereikt niets uit een scenario de crew: niemand krijgt een uitnodiging, aanbod of schemawijziging tot je het doorvoert.

Een scenario maken

1. Open het project en tik bovenaan op de scenariokiezer. Dat is het label met Hoofdplan zolang je in het live plan zit.
2. Tik op Nieuw scenario, typ een naam zoals "Strakker schema" en tik op Scenario maken.
3. CrewShift kopieert het Hoofdplan zoals het nu is en opent het nieuwe scenario, zodat je meteen kunt beginnen.

Huidige dupliceren in hetzelfde menu kopieert het scenario waar je in zit, inclusief je wijzigingen. Met de kiezer wissel je tussen scenario's en terug naar het Hoofdplan. Heeft het project nog geen scenario's, dan staat er ook een knop Nieuw scenario in het onderdeel Scenario's op het tabblad Planning.

Dagen wijzigen

In een scenario voeg je dagen toe en open je ze op het tabblad Planning, net als in het Hoofdplan, zie Draaidagen toevoegen. Bovenaan de dag-editor staat "Je bewerkt scenario …, niet het actieve plan", en Opslaan schrijft alleen naar het scenario. Je kunt de datum, het dagtype, de lengte, de opkomst- en eindtijd, de lunch, de locatie en de per diem aanpassen. Een dag verwijder je door hem te openen en op de verwijderknop te tikken. Meerdere dagen tegelijk verwijderen kan alleen in het Hoofdplan.

Een dag die in het Hoofdplan is geannuleerd, blijft in het scenario geannuleerd en kun je daar niet bewerken.

Posities en werkregels wijzigen

Op het tabblad Crew voeg je posities toe, bewerk je ze en verwijder je ze met het gewone positiepaneel. Een positie die je toevoegt, begint onbezet. Je kunt de afdeling, de rol, het tarief en het materiaal van een positie wijzigen.

Tik in het projectoverzicht op Werkregels om de regels van het scenario te wijzigen en tik daarna op Werkregels toepassen. Volgt het scenario de Fijn Weekend-standaard, dan liggen de regels vast, net als in het Hoofdplan. Schakel naar Aangepast om ze alleen voor dit scenario te wijzigen.

Kosten vergelijken

Open het onderdeel Scenario's op het tabblad Planning. Producenten en co-producenten zien het. Het Hoofdplan en elk scenario staan naast elkaar, met Totaal, Crewkosten, Overuren, Toeslagen, Nachttoeslag, Per diem, Materiaal, Crewdagen en Crew. Onder elk bedrag van een scenario zie je het verschil met het Hoofdplan: groen als het goedkoper is, rood als het meer kost.

De cijfers zijn een vooruitblik zonder bindende waarde en geen begroting. Ze zijn berekend op de geplande tijden en werkregels en tellen elke geplande positie mee, ook die waar nog niemand voor getekend heeft. Daarom komen ze zelden overeen met Financiën, dat alleen getekende toezeggingen telt (zie Waarom wijkt Financiën af van de raming van mijn scenario?).

In het begin van de planning hebben dagen vaak nog geen eindtijd en posities nog geen tarief. De raming geeft toch een bedrag, en waarvan indicatief onder Totaal laat zien hoeveel daarvan op deze aannames rust:

• Standaarddagen telt de dagen zonder opkomst- of eindtijd. Elke dag is gerekend als standaarddag uit de werkregels (bijvoorbeeld 10 uur), zonder overuren. Zonder opkomsttijd eindigt de dag op de eindtijd, of loopt hij vanaf 08:00.
• Indicatieve tarieven telt de posities zonder tarief die toch zijn meegerekend. CrewShift neemt eerst je eigen laatst getekende tarief voor die rol op je andere projecten, uit de afgelopen 24 maanden. Is dat er niet, dan het referentietarief van de rol, verhoogd tot de fair-pay-ondergrens als die hoger is. Je eerdere tarieven worden alleen gebruikt als iedereen die de ramingen van dit project ziet, ook de prijzen van die projecten mag zien.
• Tarief n.t.b. telt de posities die nog geen prijs hebben: een buy-out of maandbedrag zonder bedrag, een rol zonder referentietarief, of een tarief dat jij niet mag zien. Die tellen niet mee in de crewkosten tot ze er een krijgen.
• Indicatieve tarieven worden nooit op de positie opgeslagen. Geef een positie haar echte tarief om ze te vervangen.
• Een streepje in plaats van een bedrag betekent dat het scenario nog niet compleet is: een dag zonder datum, of een positie zonder afdeling of rol.

Verouderd en Herberekenen

Een scenario kopieert het Hoofdplan op het moment dat je het maakt en houdt daarna zijn eigen dagen. Wordt er later in het Hoofdplan een dag toegevoegd, verwijderd, verplaatst of geannuleerd, of wordt een ander scenario doorgevoerd, dan krijgt de kolom van het scenario het label Verouderd. Andere tijden of een ander dagtype op een dag van het Hoofdplan, of gewijzigde posities, zetten dat label niet. Het verschil met het Hoofdplan vergelijkt dan geen gelijke dingen meer.

Herberekenen rekent het Hoofdplan en alle complete scenario's opnieuw door met de huidige tarieven en werkregels en haalt het label weg. Een scenario met een streepje houdt het label tot het compleet is. De nieuwe dagen van het Hoofdplan neemt het niet over in het scenario. Wil je vergelijken met het huidige schema van het Hoofdplan, maak dan een nieuw scenario. Herberekenen gebruik je ook na een tarief- of werkregelwijziging elders, want een open tabel ververst niet vanzelf. Bijgewerkt … naast de knop laat zien wanneer de cijfers voor het laatst zijn berekend.

Een scenario doorvoeren naar Hoofdplan

Is een scenario het plan dat je wilt draaien, open het dan, tik op de kiezer en kies Doorvoeren → Hoofdplan. Producenten en co-producenten kunnen doorvoeren. Crew met het recht Planning legt het ter goedkeuring voor. Het scenario moet eerst compleet zijn. Ontbreekt er iets bij een dag of positie, dan vraagt CrewShift je om de vereiste velden in te vullen.

Doorvoeren controleren begint met de Impact op plankosten: het geschatte totaal van het hele plan voor en na het doorvoeren, hetzelfde bedrag als Totaal bij Scenario's. Daaronder staan de wijzigingen in groepen, en een groep wordt alleen doorgevoerd als je hem aanzet. Zo voer je bijvoorbeeld eerst het schema door en het team later, of andersom.

Deze groepen kun je tegenkomen:

• Nieuwe posities: posities die het scenario heeft toegevoegd. Ze worden als open rollen aangemaakt en er gaat geen uitnodiging uit.
• Verwijderde of onbezette posities (geen kosten): posities die het scenario heeft geschrapt en die nooit bevestigd waren. Ze gaan van het plan af, of blijven als onbezet staan als er al over onderhandeld is. Een lopende onderhandeling op een verwijderde positie wordt geannuleerd.
• Annuleringen met kosten: bevestigde crew die het scenario schrapt. Per persoon zie je de annuleringsvergoeding en het aantal dagen dat telt, voordat je de groep aanzet. Crew die per uur betaald wordt, krijgt geen vergoeding. Voer je deze groep door, dan vervalt hun boeking en worden de vergoedingen in rekening gebracht.
• Schemawijzigingen: crew met een geaccepteerd aanbod, een verstuurde deal memo of een boeking van wie de datums geraakt worden door de dagwijzigingen hieronder. Bij geboekte crew staat moet opnieuw ondertekenen. Deze groep volgt uit de dagwijzigingen en heeft geen eigen schakelaar. Zie Wie er iets van merkt.
• Schema- / dagupdates: de dagen die erbij komen, wegvallen, verschuiven of veranderen. Een dag met getekende crew kun je zo niet verwijderen, annuleer hem dan. Dagen met geboekte uren worden niet verwijderd of verplaatst. Zulke dagen worden in de lijst gemarkeerd en overgeslagen.
• Positiewijzigingen: wijzigingen in afdeling, rol, materiaal of tarief bij posities die nog niet bevestigd zijn.
• Wijzigingen in werkregels: de wijzigingen van het scenario in de werkregels van het project, de afdelingen en niet-bevestigde crew. Deze groep zit op slot als het project op de standaardregels van Fijn Weekend draait, of als een getekende deal memo de werkregels heeft vergrendeld.

Wijzigingen in werkregels en dagtarief voor crew die al getekend heeft, worden gemarkeerd en verder niet doorgevoerd. Een getekende deal memo houdt de bedragen waar het crewlid mee akkoord ging. De markering laat zien dat het scenario voor die persoon andere voorwaarden aannam, zodat je dat zo nodig apart oppakt.

Tik op Bevestigen & doorvoeren. Productiedagen waardoor er crewdagen bij komen, gaan van je crewdag-tegoed af. Mislukt er een stap, dan wordt de rest toch doorgevoerd en meldt het paneel Doorgevoerd met problemen.

Wie er iets van merkt

Doorvoeren schrijft naar het Hoofdplan, dus crew merkt het op dezelfde manier als wanneer je de kalender aanpast:

• Een dag toevoegen, verwijderen of verplaatsen stuurt een schemawijziging naar crew met een geaccepteerd aanbod, een deal memo die wacht op ondertekening of een boeking. Geboekte crew tekent een wijziging, en tot dan blijft hun deal op de oude datums staan. Tekenen kan onderhandelingen op andere projecten die overlappen laten vervallen.
• Een nieuwe opkomsttijd, locatie of andere wijziging aan een bestaande dag levert geen verzoek op.
• Crew die nog onderhandelt, krijgt geen verzoek. Pas hun aanbod aan als de datums ertoe doen.
• Crew die onderhandelt over een positie die je onder Verwijderde of onbezette posities aanzet, ziet die onderhandeling geannuleerd.
• Crew die je onder Annuleringen met kosten aanzet, verliest de boeking, en hun vergoedingen worden in rekening gebracht.
• Nieuwe posities zijn open rollen. Niemand krijgt een uitnodiging tot je er een stuurt.

Na het doorvoeren

Na het doorvoeren ben je terug in het Hoofdplan. Zijn alle groepen meegegaan, dan opent het onderdeel Scenario's met een melding dat het scenario nu overeenkomt met het live plan, en met Verwijder dit scenario als je het niet meer nodig hebt. Bewaar je het, dan krijgt het in de kiezer het label Doorgevoerd en kun je het niet meer bewerken. Het blijft staan als vastlegging van wat is samengevoegd en je kunt het nog hernoemen, maar Doorvoeren → Hoofdplan is weg, zodat dezelfde wijzigingen niet twee keer naar het plan worden geschreven. Wil je verder plannen, gebruik dan Huidige dupliceren.

Heb je maar een deel van de groepen aangezet, dan krijgt het scenario geen label en kun je de rest later doorvoeren.

Een scenario ter goedkeuring voorleggen

Crew met het recht Planning maakt scenario's voor de eigen afdelingen en stuurt ze met Ter goedkeuring voorleggen naar de producent, in plaats van ze zelf door te voeren. Een planner kan posities in de eigen afdelingen wijzigen, en de draaidagen, die voor de hele productie gelden. Werkregels en tariefwijzigingen van bestaande posities horen nooit bij een planningsverzoek. Heeft een planner ook Financieel of Boekhouding, dan kan die het tarief instellen van een positie die hij toevoegt. Anders stel jij het in. Hoe het voor de planner werkt, lees je bij Planning.

Planningsverzoeken beoordelen

Een voorgelegd scenario komt als verzoek in je Inbox. De producent of een van de co-producenten kan het beoordelen. Open het om precies te zien wat de planner heeft gewijzigd. De wijzigingen staan in dezelfde groepen als wanneer je een scenario doorvoert, en alleen de groepen die je aanzet, worden toegepast.

Schrijf eventueel een notitie aan de planner en tik op Goedkeuren & toepassen of Afwijzen. Het live plan verandert pas als je goedkeurt. Een afgewezen verzoek gaat met je notitie terug naar de planner, die het kan aanpassen en opnieuw voorleggen.

Een scenario verwijderen

Open het scenario, tik op de kiezer en kies Verwijderen. Bevestig daarna. Dit kun je niet ongedaan maken. Verwijderen haalt alleen het scenario weg: het Hoofdplan blijft zoals het is, ook alles wat je er al uit hebt doorgevoerd. Een planner kan een scenario niet verwijderen zolang het wacht op goedkeuring van de producent.