Je crew samenstellen

Je bemant een productie positie voor positie. Je zet de rol erin, zoekt iemand en spreekt de voorwaarden af in een onderhandeling die eindigt met een getekende deal memo. De korte checklist staat in Een crewlid aannemen, stap voor stap.

Voeg de posities toe die je nodig hebt

Tik in het tabblad Crew van het project op Positie toevoegen en kies een afdeling en functie (bijvoorbeeld Camera → Focus Puller). Voor elke positie zoek je iemand, en posities bepalen ook hoe je goedkeuringsketen is opgebouwd.

Elke positie heeft een Dagtarief, of een Uurtarief als de afdeling of het project op uurbasis werkt. Bij een dagtarief vult CrewShift het referentietarief van de functie in, verhoogd tot de fair-pay-ondergrens als die hoger is, en dat kun je aanpassen. Je aanbod begint bij dat tarief, en zolang niemand getekend heeft, rekent de volledige raming in Scenario's met dat tarief. Bij Opmerkingen zet je wat er verder over de rol te zeggen valt.

Wil je in één keer een hele crew neerzetten, tik dan op Team samenstellen uit… en begin bij een recent project, een voorinstelling of een van je teamsjablonen. Met Opslaan als sjabloon bewaar je de huidige bezetting voor de volgende klus. Zie Teamsjablonen.

Een positie met een openstaand aanbod, uren of deal memo's kun je niet verwijderen.

Crew zoeken

Het project heeft minstens één draaidag nodig voordat je crew kunt benaderen. Zonder draaidag krijg je de melding "Voeg eerst minstens één draaidag toe voordat je crew benadert."

Tik op Benaderen bij de positie. (Bij een lege positie opent een tik op de kaart Positie bewerken. Loopt er een onderhandeling, dan opent de kaart die onderhandelingen.) In Crew zoeken blader je door de lijst of zoek je op naam of e-mail. Je ziet mensen in de functie van de positie, wie het dichtst bij het project woont bovenaan, maximaal 30. Het functiefilter is een chip die je kunt weghalen. Vind je niemand, dan zoek je met Zoek in alle functies breder.

Bij elke persoon staat hun eigen tarief voor die functie, excl. btw, en een label als er iets in de weg zit:

• Geboekt: een andere boeking overlapt met jouw uren.
• Bezet: diegene heeft al jouw data als niet beschikbaar gemarkeerd. CrewShift zegt niet waarom, dus stuur een bericht om het te vragen.
• Deels geboekt: diegene werkt die dag ergens anders, buiten jouw uren, of heeft een deel van jouw data als niet beschikbaar gemarkeerd.
• Lopend aanbod: er loopt een aanbod van een andere productie voor een deel van die data.
• Al op dit project: diegene heeft al een bevestigde positie op dit project.

Onder het label noemt Geboekt de tijden van hun andere boekingen op jouw data, en Bezet welke van jouw data diegene als niet beschikbaar heeft gemarkeerd (bijvoorbeeld "Bezet 14 aug – 15 aug"). Hun notitie of de reden zie je nooit. Op dagen zonder opkomst- en wraptijden vergelijkt CrewShift hele dagen. Geen enkel label houdt je tegen om iemand te benaderen.

Met wie je al onderhandelt voor deze positie, staat niet in de lijst. Een aanbevolen persoon staat bovenaan (zie Aanbevelingen).

Zit iemand nog niet op CrewShift, typ dan het volledige e-mailadres en tik op Uitnodigen per e-mail. Adressen van producenten kun je niet uitnodigen. In Iemand nieuw uitnodigen lees je wat er daarna gebeurt en hoe je opnieuw verstuurt.

Een aanbod sturen

Kies iemand en het aanbod opent met het tarief van de positie al ingevuld. Heeft een positie met dagtarief geen tarief, dan staat het eigen tarief van het crewlid erin. Pas het aan en tik op Aanbod versturen. Hoor je bij een positie met dagtarief liever eerst hun prijs, maak dan Dagtarief leeg en stuur zo een tariefverzoek. Per diem hoort niet bij het aanbod.

Zo begint een onderhandeling. Jullie sturen aanbiedingen heen en weer tot een van beide kanten accepteert. Tik daarna op Deal memo bekijken & versturen in het tabblad Onderhandelingen van het project of in je Inbox, en teken de memo (zo werkt ondertekenen).

Aanbevelingen

Goedkeurders met het recht Teamvorming voegen posities toe in hun eigen afdelingen, maar sturen zelf geen aanbod. Zien ze geen tarieven op het project, dan staat op hun posities Aanbevelen in plaats van Benaderen. Ze kiezen iemand in Crew zoeken of vullen een e-mailadres in. De positie krijgt dan het label Aanbevolen, met "Aanbevolen door Anna" eronder.

Als producent tik je op de aanbevolen positie. Crew zoeken opent met die persoon vastgezet bovenaan, en van daaruit stuur je het aanbod. Ging de aanbeveling om een e-mailadres, typ dat adres dan in Crew zoeken en tik op Uitnodigen per e-mail.

Stel je een team samen uit een recent project met Dezelfde crew voorselecteren aan, dan worden die mensen ook als aanbeveling toegevoegd.

Wat "ingevuld" betekent

Onder het kopje Crew vat één regel samen hoe je posities ervoor staan, bijvoorbeeld "3 van 8 ingevuld · 1 klaar voor deal memo · 2 wachtend op handtekening · 1 in onderhandeling". Onderdelen die op nul staan, vallen weg.

• Ingevuld: het crewlid heeft de deal memo medeondertekend. De boeking is bindend, en op dit moment worden de crewdagen afgeschreven.
• Klaar voor deal memo: het aanbod is geaccepteerd. Jij bent aan zet.
• Wachtend op handtekening: je hebt de memo gestuurd en het crewlid moet nog tekenen.
• In onderhandeling: er staat een aanbod uit dat nog niemand heeft geaccepteerd.

Na een datumwijziging kan een bevestigde positie "Wacht op handtekening sinds 12 okt" tonen, tot het crewlid de aangepaste memo tekent. Zie Schemawijzigingen.

Op de kaart Financiën telt getekende crew als vastgelegd en staat elke andere positie als "nog niet getekend" (Projectfinanciën).

Co-producenten

Als eigenaar van het project kun je andere producenten erbij halen. Tik in het tabblad Crew op Co-producent toevoegen, zoek producentenaccounts op naam of e-mail en bevestig "Anna volledige toegang tot dit project geven?".

Een co-producent krijgt dezelfde toegang als jij: crew, aanbiedingen, planning, werkregels, scenario's, het infopakket, de laatste goedkeuring van uren en facturen, en verzoeken van planners. Gedeeltelijke rechten bestaan niet. Voor een beperktere rol, zoals een coördinator of een boekhouder met een crewaccount, gebruik je het productiekantoor in de goedkeuringsketen.

Een paar dingen blijven bij de eigenaar:

• Co-producenten toevoegen en verwijderen.
• Het project annuleren of verwijderen.
• Het kostencode-sjabloon. Een project kan alleen de eigen sjablonen van de eigenaar gebruiken.
• Crewdagen. Elke boeking gaat af van het saldo van de eigenaar (Crewdag-tegoed).
• Automatische zzp-toetsen (tussentijdse toets en eindtoets). Die komen in de Inbox van de eigenaar, onder Zzp-dossiers.

Een aanbod is van wie het verstuurd heeft (wie welke aanbiedingen ziet).

Wie wordt toegevoegd, krijgt geen e-mail. Het project verschijnt op het Dashboard en onder Projecten, met het label Co-producent. In de lijst met co-producenten zie je als co-producent alleen jezelf. Met het icoon naast je naam kies je Project verlaten. Heb je als co-producent ook een crewpositie op het project, dan keurt iemand anders je uren goed.