Zzp-dossier

Het zzp-dossier is het dossier van één opdracht: één crewlid, op één project, onder één deal memo. Het brengt bij elkaar wat je in de deal memo over zelfstandigheid hebt afgesproken, welke uren er werkelijk zijn gemaakt, wat de planning en de goedkeuringsketen laten zien over hoe het werk was georganiseerd, en — als het crewlid dat deelt — zijn eigen bewijs van ondernemerschap.

Het dossier geeft geen oordeel. Er staat geen score, geen percentage, geen stoplicht en geen kleur in. Het laat zien wat het dossier laat zien en het noemt wat ontbreekt. Wat daaruit volgt, is aan jou en je adviseur.

Je opent het vanaf een bevestigde onderhandeling in het tabblad Onderhandelingen van het project. Crewleden openen dezelfde pagina voor hun eigen opdracht, vanaf de deal memo in Uren & loon. Zij kunnen alles lezen en elke controle downloaden; een controle uitvoeren en als gezien markeren zijn handelingen van de producent.

De zzp-afspraken in de deal memo

Voordat je een deal memo verstuurt, beantwoord je vier vragen over hoe het werk wordt georganiseerd. Ze staan in de memo, dus het crewlid leest ze vóór het tekenen en ondertekent ze mee.

1. Werktijden — bepaalt het crewlid zijn eigen tijden, worden die met de productie afgestemd, of is het iets anders?
2. Locatie — kiest het crewlid waar het werk plaatsvindt, wordt dat met de productie afgestemd, of iets anders?
3. Materiaal en apparatuur — eigen materiaal, of dat van de opdrachtgever, en op welke basis (kwaliteitseis, afstemming, apart verrekend, anders)?
4. Vervanging — mag het crewlid zich vrij laten vervangen, alleen met toestemming, of niet?

Elk antwoord anders dan "vrij" opent een opmerkingsveld. Daar schrijf je waarom: er is een calltime omdat de hele unit tegelijk draait, de locatie ligt vast omdat de set daar staat, vervanging is uitgesloten omdat de rol persoonlijk is. Een niet-vrij antwoord zonder opmerking staat bij de open punten — niet omdat het antwoord verkeerd is, maar omdat de reden niet is vastgelegd.

Onder de vragen staan twee gezamenlijke opt-outs. Beide partijen verklaren ze samen, en beide handtekeningen onder de memo dateren ze.

• Gelijkgestelden-regeling — de loonheffingenregeling die sommige opdrachtnemers behandelt alsof ze in dienst zijn; de wet staat toe dat beide partijen daar samen, schriftelijk en vóór aanvang van het werk, van afzien.
• Artiesten-regeling — de loonheffingenregeling voor optredende artiesten; dezelfde gezamenlijke opt-out geldt, en die wordt alleen aangeboden bij een castpositie.

Toetsen

Een toets is een momentopname: het dossier zoals het op dat moment stond, verzegeld als pdf op dezelfde manier als deal memo's en facturen. Oudere toetsen blijven staan; elke toets is een eigen dossier.

• Handmatige controle — die voert de producent uit, wanneer die wil, vanaf de dossierpagina.
• Tussentijdse toets — draait automatisch zodra de eerste urenstaat van de opdracht is goedgekeurd.
• Eindtoets — draait automatisch veertien dagen vóór de einddatum van het project.

De tussentijdse toets en de eindtoets komen in het Postvak van de producent en blijven daar tot die ze als gezien markeert. Als gezien markeren verandert niets aan het dossier; het haalt alleen de regel weg.

Wat het dossier laat zien

Het dossier is per gezichtspunt opgebouwd, op het scherm en in de pdf hetzelfde:

1. Opdracht en partijen — project, rol, data, wie wat wanneer heeft getekend.
2. Afspraken in de deal memo — de vier antwoorden, hun opmerkingen, en beide opt-outs met de datum van elke handtekening.
3. Rolcriteria — de punten die bij deze functie horen: wat je over het werk en de kwaliteit ervan vastlegt, welk specialisme het vraagt, hoe ver aanwijzingen mogen gaan, hoe je een locatie of vast tijdstip motiveert, en hoe vervanging is geregeld. Bij elk punt staat de bron.
4. Uren en tarief — dagen, uren van call tot wrap, het bedrag voor arbeid, en het effectieve uurtarief naast de € 38 per uur die is voorgesteld voor het rechtsvermoeden van artikel 7:610aa BW. Per dag: calltime, inklokken, uitklokken, uren, bedrag.
5. Inbedding in de praktijk — op hoeveel gewerkte dagen een calltime stond, hoe diep de goedkeuringsketen loopt, of de werkregels aan een sjabloon vastliggen.
6. Afhankelijkheid — dagen, uren en bedragen bij jou per jaar, de vensters van artikel 7:610a BW beperkt tot je eigen projecten, en eerdere projecten van jou waar dit crewlid aan werkte.
7. Ondernemerschap van het crewlid — de antwoorden uit de ondertekende verklaring (ondernemersrisico's, acquisitie, opdrachtgevers per jaar, fiscale behandeling, investeringen) en de verzekerings- en overige documenten met geldigheidsdata.
8. Open punten — alles wat het dossier niet bevat en alles waar het op wijst.

Onderdeel 6 en 7 vullen zich pas over opdrachtgevers heen als het crewlid het delen voor jou heeft aangezet in zijn eigen ondernemerschapsprofiel. Tot die tijd meldt het dossier dat het profiel niet is gedeeld, en dat is zelf een open punt. Je kunt het hier niet opvragen; het is zijn schakelaar.

Open punten bestaan in twee soorten, en de tekst zegt welke: iets ontbreekt (nergens vastgelegd — een opmerking, een verklaring, een mede-ondertekening), of het dossier wijst op iets (een calltime op een dag waarvan de tijden als vrij zijn afgesproken, een uurtarief onder de drempel, een 7:610a-venster dat wordt gehaald, een goedkeuringsketen van drie niveaus diep, of een jaar waarin het crewlid verklaarde niet 70% of meer voor één opdrachtgever te werken terwijl 70% of meer van zijn in CrewShift vastgelegde dagen dat jaar bij jou lag). Dat laatste punt vergelijkt alleen wat CrewShift kent: werk buiten CrewShift maakt het werkelijke aandeel kleiner. Geen van beide is een fout en geen van beide wordt gewogen.

Exporteren

Elke toets kun je op twee manieren downloaden.

• Pdf — het verzegelde dossier, met een certificaatpagina met de hash van de inhoud.
• Zip — diezelfde verzegelde pdf, plus facts.json met de onderliggende cijfers precies zoals ze zijn berekend, plus de verzegelde verklaring van het crewlid als dat is gedeeld.

De zip is de vorm die je pakt als de Belastingdienst een vragenbrief over een opdracht stuurt: die bevat de afspraak, de cijfers erachter en de eigen verklaring van het crewlid in één bestand, elk onderdeel verzegeld en voorzien van een hash.

Let op

Deze cijfers zijn door CrewShift automatisch berekend en dienen uitsluitend ter informatie. Controleer ze zelf voordat u erop vertrouwt, ze betaalt, verstuurt of indient. CrewShift is een softwarehulpmiddel en geeft geen financieel, fiscaal, salaris- of juridisch advies; de gebruiker blijft verantwoordelijk voor de juistheid.