Facturen

De crew factureert de productie voor goedgekeurde uren, de producent keurt de factuur goed en betaalt. Dat loopt allemaal via het tabblad Uren & betaling van het project.

Een factuur maken (crew)

Open Uren & betaling. Je goedgekeurde dagen staan onder Klaar om te factureren, al aangevinkt. Vink een dag uit als je die voor een latere factuur wilt bewaren en tik op Factuur genereren. Het honorarium, de per diem en de onkosten van die dagen staan dan samen op één factuur.

Hoe vaak je factureert (elke week, of één keer na de draaiperiode) spreek je met de producent af in de Opmerkingen van het aanbod. Die opmerkingen komen mee in de deal memo.

Staan er zzp-afspraken in je deal memo, dan moet je die eerst ondertekenen. Tot die tijd krijg je bij het genereren de melding "Je factuur wacht op je handtekening…". Onderteken de deal memo vanuit je Inbox en probeer het opnieuw.

Een concept aanpassen vóór je indient (crew)

Een nieuwe factuur begint als concept. Open hem en tik op Onkosten bewerken om een vergeten onkost toe te voegen, een bedrag, btw-tarief of kilometers te verbeteren, een bon over twee btw-tarieven te verdelen of een onkost te verwijderen. Je kunt op elke dag van de factuur een onkost zetten, ook op een dag die er nog geen had. Tik op Wijzigingen opslaan en de bedragen worden bijgewerkt.

Klopt alles, tik dan op Factuur indienen. Bij het indienen haalt de factuur je nieuwste zakelijke gegevens uit je profiel en wordt die dag de factuurdatum. De factuur staat daarna op Ter goedkeuring. Download je in die tijd de pdf, dan staat er een CONCEPT-watermerk op, zodat niemand hem voor de definitieve factuur kan aanzien.

Je zakelijke gegevens

Je handelsnaam, KVK-nummer en zakelijke adres komen uit je profiel, dus zet ze één keer goed. Je handelsnaam en KVK-nummer staan op elke factuur en elke deal memo. Het zakelijke adres komt op je facturen. Op deal memo's staat je Locatie als adres. Zoek je bedrijf in het onderdeel Zakelijke gegevens van je profiel op KVK-nummer of naam op, dan vult CrewShift je handelsnaam, KVK-nummer en zoveel van het adres in als het register teruggeeft. Ontbreken huisnummer of postcode, vul die dan zelf aan. Zelf invullen kan ook. Daaronder, bij Financieel, controleer je een Nederlands btw-id bij de EU-VIES-dienst met de knop Controleren ernaast. Pas je een ingevuld veld daarna aan, dan verdwijnt het verificatievinkje.

Zonder je bedrijfsadres (straat, postcode en plaats), KVK-nummer, btw-nummer (niet nodig bij de KOR) en IBAN kan een factuur niet de deur uit. Een concept maken lukt wel zonder. Factuur indienen blijft geblokkeerd tot alles is ingevuld, en de factuur laat zien wat er ontbreekt, met een link naar je profiel. Zit je bedrijf buiten Nederland, dan neemt een buitenlands btw-nummer de plaats in van het KVK-nummer, en is Zakelijke gegevens compleet met alleen het bedrijfsadres. Bij een eigen project is de factuur meteen verzendklaar als je hem genereert, dus daar gebeurt de controle op dat moment en is ook de naam van je opdrachtgever nodig.

Het productiebedrijf en het factuuradres waar de factuur naartoe gaat, komen uit het project. Producenten vullen ze daar allebei in.

Bankgegevens

Je IBAN wijzig je bij Financieel in je profiel. Concepten nemen het nieuwe nummer over als je ze indient. Een factuur die al ter goedkeuring ligt, houdt de oude IBAN. Vraag de producent hem terug te sturen met Wijzigingen vragen en dien hem daarna opnieuw in. Goedgekeurde facturen veranderen niet meer.

Je factuurnummer

Elke factuur krijgt automatisch een CrewShift-nummer. Houd je je eigen nummering bij, in software die CrewShift niet ondersteunt of in een spreadsheet, dan kun je een factuur je eigen nummer geven. Open de factuur en tik op het potlood naast het nummer. Dat kan zolang de factuur een concept is. Bij een eigen project is dat tot je hem als betaald markeert, dus zet het nummer erop voordat je de factuur downloadt en verstuurt.

CrewShift onthoudt je laatste nummer en stelt het volgende voor. Heb je tussendoor andere klanten gefactureerd, typ dan het juiste nummer eroverheen. Elk nummer kun je één keer gebruiken. Het CrewShift-nummer blijft op de factuur staan als interne referentie.

Je eigen factuur toevoegen

Maak je je facturen buiten CrewShift, in software die we niet ondersteunen of met de hand, dan kun je een pdf van je eigen versie aan de CrewShift-factuur hangen. Dat kan zodra je de factuur hebt ingediend, maar niet bij eigen projecten. Open de factuur en tik onder Je eigen factuur op Pdf toevoegen. Het bestand mag tot 10 MB zijn. Stuur je later een verbeterde versie, dan vervang je het.

De producent vindt het bestand onder Eigen factuur van de crew op de factuur, klaar om te downloaden, en kan het naast de CrewShift-factuur leggen zonder in zijn mail te zoeken. Het vervangt de CrewShift-factuur niet.

Je boekhouding koppelen (crew)

Je kunt één boekhoudpakket koppelen, Moneybird of e-Boekhouden, onder Boekhouding in je profiel. Een factuur zonder koppeling toont Koppelen in je profiel, en daarmee kom je er direct. Producties koppelen geen boekhouding. Zij werken met de downloads en de projectrapporten.

• Moneybird: tik op Moneybird koppelen en log in met je Moneybird-account. Met Synchroniseren vanuit Moneybird haal je daarna je bedrijfsgegevens, KVK, btw-id, IBAN en adres naar je profiel.
• e-Boekhouden: dit werkt met een API-token. Log in bij e-Boekhouden en ga naar Beheer en daarna Koppelingen. Klap API uit en klik op Verder bij e-Boekhouden API. Klik op Toevoegen, geef een naam op (bijvoorbeeld "CrewShift"), kopieer het token en klik op Opslaan. Plak het token in CrewShift en tik op e-Boekhouden koppelen.

Na het koppelen krijgt een goedgekeurde factuur (bij een eigen project elke factuur) de knop Boeken in Moneybird of Aanmaken in e-Boekhouden. Daarmee boek je hem als definitieve, genummerde factuur in je boekhouding. Terugdraaien kan niet, want een genummerde factuur corrigeer je alleen met een creditfactuur. De productie krijgt hier geen mail van, dus de factuur versturen doe je nog zelf. Vanaf dat moment komt de betaalstatus terug in CrewShift, en de factuur staat op betaald zodra je boekhouding de betaling ziet.

Facturen met KOR of verlegde btw kun je niet via de koppeling boeken. Download de pdf en boek die zelf (zie Btw en vergoedingen). Je kunt er je eigen factuur aan toevoegen, en de betaling bevestig je zelf met Ik heb het ontvangen (Bevestigen dat je bent betaald).

Trekt Moneybird of e-Boekhouden de toegang van CrewShift in, dan verschijnt er een melding Opnieuw koppelen op je profiel en op de factuur. Facturen en betaalstatus synchroniseren pas weer als je opnieuw koppelt.

Goedkeuren en betalen (producent)

Ingediende facturen komen binnen in je Inbox en in het tabblad Uren & betaling van het project. Open er een en tik op Goedkeuren, of op Wijzigingen vragen als er iets niet klopt (zie Correcties en opnieuw indienen). Afwijzen bestaat niet, net als bij urenstaten. Met de paperclip naast een onkost open je de bon voordat je beslist.

Staan er op de route van een factuur in je goedkeuringsketen goedkeurders met het recht Financieel, dan gaat de factuur eerst langs hen en staat er "Ligt bij de financiële goedkeurder". Welke goedkeurders dat zijn, hangt af van de afdeling van het crewlid, niet van de route van zijn uren. Tikt een financiële goedkeurder op Goedkeuren, dan gaat de factuur een niveau omhoog. Wijzigingen vragen kan hij niet. De laatste goedkeuring is aan jou.

Een factuur met verlegde btw heeft het btw-nummer van de productie nodig. Zet het in het project via Project bewerken, anders kan het crewlid niet indienen.

In Uren & betaling staan de facturen onder Te betalen (goedgekeurd, nog niet betaald) en Ter goedkeuring, en de betaalde zitten onderaan achter Toon historie. Op de factuur staat de Bankrekening van het crewlid, met een kopieerknop voor je bankapp. Heb je betaald, tik dan bij de regel op Markeer als betaald. De factuur staat daarna op Betaald, wacht op bevestiging tot het crewlid bevestigt dat het geld binnen is.

Bij een grotere productie kun je het betalen aan een boekhouder overlaten. Zie Facturen afhandelen met het recht Boekhouding.

Facturen afhandelen met het recht Boekhouding

Dit is voor de boekhouder of productieaccountant die van de producent het recht Boekhouding heeft gekregen (zo stel je dat in).

Open het tabblad Uren & betaling van het project en kies Facturen. Je ziet de facturen van de afdelingen die aan jou zijn toegewezen, of van iedereen als je geen afdelingen hebt. Onder Te betalen staan de goedgekeurde facturen die nog betaald moeten worden. Het rekeningnummer van het crewlid zie je gemaskeerd. De volledige IBAN staat op de pdf van de factuur. Betaal en tik dan bij de regel op Markeer als betaald. Met het downloadicoon op elke regel haal je de pdf of het Excel-bestand voor de accountant op.

Goedkeuren kun je niet, en er wacht niets op jou. Een factuur die jij als betaald markeert, staat op Betaald, wacht op bevestiging tot het crewlid bevestigt dat het geld binnen is.

Wanneer je wordt betaald

Facturen hebben een betaaltermijn van 30 dagen, gerekend vanaf de dag dat je indient. Bij een eigen project telt die vanaf de dag dat je de factuur genereert. De vervaldatum staat onder het bedrag op de factuur. Is een goedgekeurde factuur daarna nog niet betaald, dan meldt het dashboard van de producent hem onder Facturen achterstallig.

Bevestigen dat je bent betaald (crew)

Markeert de producent je factuur als betaald, dan staat hij op Betaald, bevestig ontvangst. Staat het geld op je rekening, open dan de factuur, tik op Ik heb het ontvangen en bevestig. De factuur staat dan op Factuur betaald.

Komt het geld binnen terwijl de factuur nog op goedgekeurd staat, dan hoef je niet op de producent te wachten. Open de factuur en tik op Al buiten de app betaald?. Je krijgt een waarschuwing, want de producent heeft nog niets bevestigd. Ga dus alleen door als je zeker weet dat het geld er is. Tik op Ik heb het ontvangen en bevestig.

Heb je Moneybird of e-Boekhouden gekoppeld, dan springt een factuur die je via de koppeling hebt geboekt vanzelf op betaald zodra je boekhouding de betaling ziet. Dit kun je dan overslaan. Een factuur met KOR of verlegde btw die je zelf hebt geboekt, bevestig je zoals elke andere met Ik heb het ontvangen.

Correcties en opnieuw indienen

Klopt een bedrag, btw-tarief of het aantal kilometers op een ingediende factuur niet, dan corrigeert de producent dat zelf. Tik op Wijzigingen vragen, tik op de onkost en pas hem aan met dezelfde tools als de crew (bedrag, btw-tarief, kilometers, of één bon verdeeld over twee btw-tarieven). Uren pas je hier niet aan, die lopen via wijzigingen aan urenstaten. Schrijf het crewlid een bericht van minstens 10 tekens en tik op Terugsturen naar crew.

Het crewlid krijgt een melding in de Inbox en een mail. De factuur is weer een concept met het label Factuurwijziging gevraagd, en een melding Producent vraagt wijzigingen laat zien hoeveel onkosten zijn gecorrigeerd, met het bericht van de producent erbij. De bedragen zijn al aangepast. Het crewlid controleert ze en tikt op Factuur indienen, en daarmee gaat hij akkoord met de correcties. Moet er nog iets anders veranderen, dan kan hij eerst zijn eigen onkosten aanpassen.

Nagekomen bonnen en aanvullende facturen

Een goedgekeurde factuur is definitief, de bedragen erop veranderen niet meer. Duikt er daarna nog een bon op, dan komt die op een aanvullende factuur. Open de dag waar de bon bij hoort, tik op Nagekomen bon toevoegen en vul de onkost in zoals altijd, met de bon erbij. De dag toont hem onder Nagekomen bonnen, met een link naar de aanvullende factuur waar hij op staat.

De eerste nagekomen bon bij een factuur maakt een aanvullend concept aan. Volgende nagekomen bonnen voor dagen op diezelfde factuur komen in hetzelfde concept, bij welke dag ze ook horen. Op de aanvullende factuur staan alleen die bonnen, met dezelfde btw-behandeling als je andere facturen. Er staat "Aanvullende factuur bij factuur …" op, met een link naar de oorspronkelijke factuur, en die toont op zijn beurt zijn aanvullende facturen. In overzichten staat er Aanvullend bij.

Verstuur hem met Factuur indienen. Hij gaat langs dezelfde goedkeuring als elke factuur, en de producent keurt hem apart goed. Zolang hij wacht, kun je bij die factuur geen nagekomen bonnen meer toevoegen. Na de goedkeuring start de volgende nagekomen bon een nieuwe aanvullende factuur.

Een verkeerde bon pas je op het concept niet aan. Tik op Concept verwijderen en voeg de bonnen opnieuw toe bij de dag. Verwijderen haalt alle nagekomen bonnen van het concept weg, ook de goede. Staat de aanvullende factuur al in je boekhouding, dan kun je hem niet meer verwijderen. Corrigeer hem daar, bijvoorbeeld met een creditfactuur.

De producent kan de bedragen op een aanvullende factuur niet corrigeren. Klopt er een bon niet, dan stuurt hij de factuur terug met Wijzigingen vragen en een bericht. Het crewlid verwijdert het concept en voegt de bonnen opnieuw toe.

Bij een eigen project is een factuur definitief zodra je hem als betaald markeert, en vanaf dan kun je nagekomen bonnen toevoegen. De aanvullende factuur gaat niet langs goedkeuring: download hem, verstuur hem en markeer hem als betaald. Heb je hem verstuurd of geboekt, markeer hem dan als betaald voordat je de volgende nagekomen bon toevoegt. Die start een nieuwe aanvullende factuur.

Voor een factuur die nog niet definitief is, heb je dit allemaal niet nodig. Is het nog een concept, voeg de onkost dan toe met Onkosten bewerken. Ligt hij ter goedkeuring, vraag de producent dan hem terug te sturen. Bij een eigen project verwijder je de onbetaalde factuur (als hij nog niet in je boekhouding staat), zet je de onkost bij de dag en genereer je de factuur opnieuw.

Annuleringsvergoedingen

Annuleert de producent een dag waarvoor je was opgeroepen, dan staat er bij Vandaag "Deze dag is geannuleerd". Geeft hij je vrij van die dag, dan staat er "Je bent voor deze dag vrijgegeven." Of je recht hebt op een annuleringsvergoeding, hangt af van de opzegtermijnen in je getekende deal memo. Werk per uur, een projectafkoop of maandvergoeding en reisdagen geven geen vergoeding.

Is er wel een vergoeding, dan zet CrewShift de factuur ervoor op jouw naam klaar: één regel met de vergoeding, je zakelijke gegevens en de juiste btw. Je vindt hem in je Inbox als Vergoeding klaar, en je krijgt er een mail over. Open hem, controleer de gegevens en tik op Factuur versturen. De producent ging al akkoord met de vergoeding toen hij de dag annuleerde, dus de factuur hoeft niet langs de goedkeuring. Hij is goedgekeurd op het moment dat je hem verstuurt, en die dag wordt de factuurdatum. Dezelfde controle van je zakelijke gegevens geldt als bij elke andere factuur.

Een vergoedingsfactuur kun je niet aanpassen of verwijderen. Zet de producent de dag terug of voegt hij je opnieuw toe, dan worden de vergoeding en de factuur geannuleerd, ook als je hem al had verstuurd. Hij blijft staan als hij al als betaald is gemarkeerd, in je boekhouding staat of je er je eigen factuur aan hebt toegevoegd.

Staan de werkregels het toe, dan kan de producent voorstellen de vergoeding kwijt te schelden. Dat voorstel zie je in je Inbox onder Vergoeding kwijtschelden, met de reden van de producent. Er verandert niets tot je op Accepteren — vergoeding kwijtschelden tikt. Wijs je het af, dan houd je de vergoeding.

Voor producenten telt een vergoeding mee in Tot heden van het kostenrapport, net als andere crewkosten.

Btw en vergoedingen

Facturen hebben 21% btw. In twee situaties is dat anders, en die past CrewShift automatisch toe:

• Kleineondernemersregeling (KOR). Gebruik je de KOR, kies dat dan bij Zakelijke gegevens in je profiel. Op je facturen staat dan geen btw, wel de vermelding "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (art. 25a Wet OB)". Zet het terug zodra je omzet in een kalenderjaar boven de €20.000 komt.
• Btw verlegd. Is jouw btw-nummer of dat van je opdrachtgever niet Nederlands, dan wordt de btw verlegd. De factuur toont geen btw-bedrag, vermeldt "Btw verlegd / VAT reverse charge" en bevat beide btw-nummers. Het btw-nummer van je opdrachtgever is dan verplicht.

Bonnen worden doorbelast zonder de btw die je erop hebt betaald, want die btw vraag je zelf terug. Daarna gaan ze in het subtotaal en volgen ze de btw-behandeling van de factuur. Met de KOR kun je geen btw terugvragen, dus dan worden je bonnen doorbelast tegen het volle bedrag dat je hebt betaald. Per diem en kilometers hebben geen eigen btw en gaan zoals ze zijn in het subtotaal.

Bonnen

Voor sommige onkosten heb je een bon nodig. Voeg een foto of pdf toe als je de onkost invoert. Bonnen worden privé bewaard en blijven aan de dag gekoppeld, zodat goedkeurders en de factuur altijd het bewijs achter elk bedrag hebben.

Een factuur downloaden

Elke factuurregel heeft een downloadicoon, en een geopende factuur heeft de knop Exporteren. Je kiest daar uit:

• PDF downloaden: de factuur.
• PDF + bonnen downloaden: de factuur met de bonnen erachter. Die optie zie je op de geopende factuur als er bonnen bij zitten.
• Excel downloaden (accountant): een werkmap die elke dag met formules opnieuw uitrekent, uit de kloktijden, pauzes, onkosten en werkregels, en elke dag naast het bedrag van CrewShift legt. Aanvullende facturen hebben er geen.

Na de goedkeuring wordt de pdf verzegeld. Hij ligt dan vast zoals hij op dat moment was, met een certificaatpagina achteraan, en is altijd in het Nederlands, in welke taal je de app ook gebruikt. Vóór de goedkeuring volgt de pdf de taal van je app. Een concept op een project van een producent kun je nog niet downloaden.

Annuleren

Een concept dat per ongeluk is gemaakt, verwijder je met Concept verwijderen. De dagen komen dan weer vrij om te factureren. Verwijder je een aanvullend concept, dan verdwijnen de nagekomen bonnen die erop staan. Een goedgekeurde factuur is uitgegeven en kan niet meer worden geannuleerd. Wijzigingen regel je dus vóór de goedkeuring, met Wijzigingen vragen. Blijkt een goedgekeurde factuur toch niet te kloppen, spreek de correctie dan af met het crewlid. Die regelt het in de eigen boekhouding, meestal met een creditfactuur. CrewShift legt geen creditfacturen vast en de oorspronkelijke factuur blijft in de projectrapporten staan, dus boek de creditfactuur in je eigen administratie. Een bon die ontbrak, komt op een aanvullende factuur.

Exports en rapporten

De financiële rapporten van het project (kostenrapport, dagkostenrapport, budgetgeschiedenis, eindafrekening en honorariumoverzicht) staan beschreven in Projectfinanciën. Hoe je één factuur downloadt, lees je in Een factuur downloaden.