Facturen
Zodra uren zijn goedgekeurd, factureert de crew de productie ervoor, en keurt de producer goed en betaalt. Het gebeurt allemaal in het tabblad Uren & loon van het project.
Een factuur maken (crew)
Open Uren & loon. Je goedgekeurde dagen verschijnen onder Goedgekeurde dagen, alvast voor je geselecteerd. Vink de dagen aan die je wilt factureren en tik op Factuur genereren. De factuur bundelt het loon, de per diems en de onkosten van die dagen tot één document dat je kunt volgen.
Alleen goedgekeurde dagen kunnen worden gefactureerd. Dagen die nog omhoog gaan in de goedkeuringsketen verschijnen apart tot ze zijn afgetekend.
Een concept aanpassen vóór je indient (crew)
Een gemaakte factuur begint als concept, en je kunt de onkosten nog aanpassen vóór het indienen. Open de factuur en tik op Onkosten bewerken om een vergeten onkost toe te voegen, een bedrag, btw-tarief of kilometers te corrigeren, een bon over twee btw-tarieven te splitsen, of een onkost te verwijderen. Je kunt op elke dag van de factuur een onkost toevoegen — ook op een dag die er nog geen had. De factuur wordt meteen bijgewerkt; klopt alles, tik dan op Indienen om hem ter goedkeuring aan te bieden.
Je zakelijke gegevens
De handelsnaam, het KvK-nummer en het zakelijke adres in je profiel staan op elke factuur die je verstuurt en op je deal memo's, dus het loont om ze één keer goed te zetten. Zoek je onderneming op KvK-nummer of naam op in het onderdeel Zakelijke gegevens van je profiel, dan vult CrewShift ze in vanuit het KvK-register — of typ ze gewoon zelf. Een Nederlands btw-id kun je met de knop Controleren ernaast bij de EU-VIES-dienst laten controleren, in het onderdeel Financieel daar direct onder. Pas je daarna een ingevuld veld aan, dan vervalt het verificatiemerk, zodat wat is opgeslagen altijd overeenkomt met wat je ziet.
Je factuurnummer
Elke factuur krijgt automatisch een CrewShift-referentienummer. Gebruik je boekhoudsoftware die we niet ondersteunen — of houd je gewoon je eigen nummerreeks bij — dan kun je je eigen nummer instellen zolang de factuur nog een concept is. Open de factuur en tik op het potlood naast het nummer.
CrewShift onthoudt je laatste nummer en stelt het volgende voor, zodat je reeks op volgorde blijft. Het is alleen een suggestie: heb je tussendoor andere klanten gefactureerd, typ dan gewoon het juiste nummer. De CrewShift-referentie blijft als interne aanduiding bewaard.
Deze optie is verborgen zodra je Moneybird of e-Boekhouden hebt gekoppeld — daar geeft je boekhoudsoftware het officiële nummer uit. Een factuur staat vast zodra die is ingediend en goedgekeurd; stel je nummer dus in vóór het indienen.
Je eigen factuur toevoegen
Houd je je eigen facturen bij — in boekhoudsoftware die we niet ondersteunen, of helemaal geen — dan kun je een pdf ervan toevoegen naast je CrewShift-factuur. Open de factuur en tik onder Je eigen factuur op Pdf toevoegen. De producer ziet jouw kopie dan direct naast de CrewShift-factuur en kan die naslaan zonder in e-mail te zoeken. Je CrewShift-factuur blijft de administratie; de toegevoegde kopie staat er ter referentie naast, en je kunt hem vervangen als je een gecorrigeerde versie uitgeeft.
Producers vinden een toegevoegde kopie onder Eigen factuur van de crew op de factuur, klaar om te downloaden. Is er geen toegevoegd, dan is dat prima — de CrewShift-factuur blijft het document van de administratie.
Deze optie is verborgen zodra je Moneybird of e-Boekhouden hebt gekoppeld — daar geeft je boekhoudsoftware je factuur uit, en CrewShift voegt hier automatisch een kopie ervan toe zodra je hem boekt.
Goedkeuren, afhandelen en betalen
Binnenkomende facturen verschijnen in je Inbox en in het tabblad Uren & loon van het project. Beoordeel er een en keur hem goed, of vraag wijzigingen als er iets niet klopt — er is geen afwijzen, net als bij urenstaten (Wijzigingen aan urenstaten). Zie Correcties en opnieuw indienen voor hoe dat werkt.
Goedgekeurde facturen gaan naar je te-betalen-lijst. Zodra je er een aan jouw kant hebt betaald, tik je op Markeer als verwerkt — hij verdwijnt uit je te-betalen-lijst en gaat naar je betaalde geschiedenis. "Verwerkt" betekent dat jij hebt betaald; het crewlid bevestigt apart wanneer het geld binnen is, zodat geen van beide partijen op het woord van de ander hoeft te vertrouwen.
Op een grotere productie kun je dit uit handen geven: geef een crewlid — bijvoorbeeld je boekhouder — het recht Boekhouding en hij handelt facturen voor het hele team af vanuit het tabblad Uren & loon van het project, zonder ze te kunnen goedkeuren. Zie de goedkeuringsketen voor hoe je zo iemand plaatst.
Bevestigen dat je bent betaald (crew)
Wanneer de producer je factuur als verwerkt markeert, verschijnt die als Wacht op je bevestiging. Zodra het geld op je rekening staat, open je de factuur en tik je op Ik heb het ontvangen om hem op Betaald te zetten.
Komt het geld al binnen vóórdat de producer de factuur als verwerkt heeft gemarkeerd — hij staat nog op goedgekeurd, of is achterstallig — dan hoef je niet te wachten: open de factuur en tik op Al buiten de app betaald? om toch te bevestigen. Doe dit alleen als je zeker weet dat het geld daadwerkelijk binnen is, want de producer heeft dit nog niet kunnen bevestigen.
Heb je Moneybird of e-Boekhouden gekoppeld, dan kun je dit overslaan — de factuur springt automatisch op betaald zodra je boekhouding de betaling registreert.
Correcties en opnieuw indienen
Als een bedrag, btw-tarief of kilometerstand op een ingediende factuur niet klopt, kan de producer de onkosten direct corrigeren en de factuur terugsturen, in plaats van een vage notitie achter te laten. Elke onkost wordt aangepast met dezelfde hulpmiddelen als de crew — bedrag, btw-tarief, kilometers, of één bon splitsen over twee btw-tarieven — met een kort bericht erbij.
De factuur komt dan als concept terug bij het crewlid, gemarkeerd als Wijziging gevraagd, met een melding die aangeeft hoeveel onkosten zijn gecorrigeerd plus het bericht van de producer. De factuur is al opnieuw opgebouwd met de gecorrigeerde bedragen, dus het crewlid controleert hem en tikt op Indienen om hem opnieuw ter goedkeuring aan te bieden. Opnieuw indienen bevestigt de correcties — het crewlid kan zo nodig eerst zijn eigen onkosten nog aanpassen.
Btw en vergoedingen
Arbeid is btw-plichtig volgens de fiscale status van het crewlid; per diems en kilometers worden netto doorbelast en met hetzelfde 21%-tarief belast (de btw op de bon wordt teruggevorderd), opgenomen in het subtotaal zodat de totalen altijd duidelijk zijn.
Bonnetjes
Sommige onkosten hebben een bonnetje nodig — voeg een foto of pdf toe als je de onkost vastlegt. Bonnetjes worden privé bewaard en reizen mee met de dag, zodat goedkeurders en de factuur altijd het bewijs achter elk bedrag hebben.
Annuleren
Een factuur die per ongeluk is opgemaakt, kan worden geannuleerd, waarna de dagen weer beschikbaar komen om opnieuw te factureren.
Was dit nuttig?