Aan de slag als producent

1. Log in

Log in met Google of Apple, of vul je e-mailadres in en CrewShift mailt je een inlogcode. De eerste keer vraagt de app om de Toegangscode die je hebt gekregen. Met die code wordt je account een producentenaccount. Zie Inloggen.

2. Stel je bedrijf in

Begin te typen in het veld KVK-nummer of bedrijfsnaam en kies je bedrijf uit de lijst. CrewShift vult dan de statutaire naam, het KVK-nummer en het adres in uit het Handelsregister. Je mag alles ook zelf typen. Alleen de bedrijfsnaam is verplicht. Met de knop Controleren naast het btw-nummer controleer je het nummer bij VIES, het btw-controlesysteem van de EU. Pas je een veld aan dat uit het register komt, dan verdwijnt de melding Geverifieerd via KVK.

Staat er nog geen naam bij je account, vul dan ook Volledige naam in. Zet daarna beide vinkjes (één om te bevestigen dat je de persoonsgegevens van je crew voor de productie mag verwerken, één om akkoord te gaan met de voorwaarden en het privacybeleid) en tik op Voltooien.

Elk nieuw project krijgt een kopie van deze gegevens mee voor de deal memo's en voor de facturen die crewleden je sturen, en per project kun je ze aanpassen. Een latere wijziging in je profiel geldt alleen voor projecten die je daarna aanmaakt.

3. Maak je eerste project

Tik op Nieuw project, op je Dashboard of bij Projecten. Geef het een titel en een thuisbasis. Productiebedrijf, Factuuradres, KVK-nummer en Btw-nummer staan al ingevuld vanuit je bedrijfsgegevens. Pas ze aan als deze productie via een ander bedrijf factureert. Bedrijf en adres zijn verplicht, want crewfacturen worden daaraan gericht. Het btw-nummer is optioneel, maar komt op crewfacturen en een factuur met verlegde btw kan niet zonder. Ook het KVK-nummer mag je hier leeg laten, maar je hebt het nodig voordat je een deal memo verstuurt (CrewShift vraagt er dan om).

De projectdata volgen uit de dagen die je toevoegt. Open het tabblad Planning en gebruik Dag toevoegen voor elke draaidag, prep-, wrap-, reis- of kantoordag. Zie Een nieuw project opzetten en Projecten & het draaischema.

4. Stel de werkregels in

De werkregels leggen basisuren, overwerkstaffels en toeslagen vast. Daarop is elke loonberekening gebaseerd. Je kiest ze bij het aanmaken van het project: de standaard Fijn Weekend-regels, of Aangepast, eventueel op basis van een sjabloon. Zorg dat ze kloppen voordat je je eerste deal memo verstuurt, want zodra een crewlid er een tekent, liggen de werkregels van het project vast. Per diems stel je per draaidag in op de planning (Per diems). Zie Werkregels.

5. Stel je crew samen

Voeg in het tabblad Crew van het project de posities toe die je nodig hebt, zoek crew en stuur aanbiedingen. Elke aanbieding start een onderhandeling. Gaat een crewlid akkoord, tik dan op Deal memo bekijken & versturen in het tabblad Onderhandelingen of in je Inbox. Daarmee teken en verstuur je de deal memo. Zodra het crewlid de memo ook tekent, is de boeking bevestigd. De volledige uitleg staat in Een crewlid aannemen.

Elk crewlid op elke productiedag kost één crewdag. Kantoor- en reisdagen zijn gratis. Een verstuurde memo reserveert zijn dagen, en de handtekening van het crewlid boekt ze af. Het project van de eerste deal memo die je verstuurt met een productiedag erin, krijgt 30 gratis crewdagen, te gebruiken binnen zes maanden na die verzending (Je gratis tegoed).

6. Bepaal wie goedkeurt

In het tabblad Crew van het project, onder Goedkeuringsketen & rechten, leg je de goedkeuringsketen vast: wie wiens urenstaten goedkeurt en, voor goedkeurders met de taak Financieel, wiens facturen. Jij staat altijd bovenaan. Daaronder voeg je goedkeurders toe en geef je ze afdelingen. Alles van een afdeling die je aan niemand toewijst, komt rechtstreeks bij jou. Zie Je goedkeuringsketen instellen.

7. Betaal je crew

Dienen crewleden hun dagen in, dan gaan hun uren de goedkeuringsketen door. Urenstaten en facturen die op jou wachten, staan in je Inbox. Daar keur je ze goed of stel je wijzigingen voor. Keur de factuur goed en betaal hem zoals je dat altijd doet. Tik daarna op Markeer als betaald in het tabblad Uren & betaling van het project. Zodra het geld binnen is, bevestigt het crewlid de betaling. De uitgaven per project volg je bij Financiën onderaan het tabblad Planning (Projectfinanciën). Stap voor stap: Uren bekijken en goedkeuren en Betalingen en facturen afhandelen.

Je dashboard

Na het instellen kom je op je Dashboard, met eerst alleen Nieuw project. Zodra je een project hebt, staan onder Vraagt je aandacht achterstallige facturen, urenstaten en facturen om goed te keuren, en deals die op jou wachten. Financiën telt de getekende toezeggingen, werkelijke uitgaven en prognose op over je actieve en geplande projecten. De Productiekalender zet de dagen van al je projecten in één kalender, per maand, week of als agenda, of als Slate met een rij per project over de komende weken. Daarboven zegt een rij per project waar het staat, zoals Draaien · dag 3 van 12, met de getekende crew, de open posities en schemawijzigingen die op antwoord van de producent wachten, en een tik op een dag in Week, Agenda of Slate toont de details met Dag openen en Project openen. Om die dagen in Apple Agenda, Google Agenda of Outlook te zien, gebruik je Abonneren in agenda-app. Zie De kalender, Abonneren in je agenda-app en Projectfinanciën.