Deal memo's

Een deal memo is het korte digitale contract waarin staat wat je hebt afgesproken. Zodra de producent en het crewlid allebei hebben getekend, is de boeking bevestigd.

Hoe tekenen werkt

1. De producent tekent en verstuurt. Open de geaccepteerde onderhandeling in het tabblad Onderhandelingen van het project of in je Inbox en tik op Deal memo bekijken & versturen. Ontbreken er bedrijfsgegevens, vul dan het KVK-nummer (8 cijfers) en het Adres in, en eventueel een Functietitel. Tik daarna op Opslaan & verder. De gegevens worden bij het project bewaard, dus de volgende memo heeft ze al. Beantwoord de vier zzp-vragen, controleer de naam in het handtekeningveld (die komt uit je vorige memo op dit project, anders uit je profiel) en tik op Ondertekenen & versturen.
2. Het crewlid tekent mee. De memo staat in je Inbox als Deal memo ontvangen. Tik op Deal memo bekijken & ondertekenen. Mist de memo iets van jou (Officiële naam, Woonplaats, Btw-nummer of IBAN), vul het in en tik op Opslaan & verder. Het wordt dan in je profiel opgeslagen. Gebruik je de KOR, dan is het btw-nummer niet verplicht. Teken je zonder, dan staat er geen btw-regel op de pdf van de memo. Typ je volledige officiële naam en tik op Ondertekenen & accepteren.
3. De boeking is bevestigd.

Met het versturen van de memo worden de andere open onderhandelingen voor dezelfde positie geannuleerd. Tekent het crewlid mee, dan vervallen ook zijn andere open onderhandelingen binnen hetzelfde project, en die op andere projecten met een draaidag die samenvalt met deze boeking. Zie Een onderhandeling beëindigen.

Zijn de crewdagen van de producent op, dan lukt versturen of meetekenen pas weer als hij heeft bijgevuld. Er gaat niets van de onderhandeling verloren, en daarna kan de memo gewoon getekend worden. Producenten: zie Als je saldo op is.

Je kunt pas tekenen als de gegevens compleet zijn

De tekenknop blijft grijs tot alles voor jouw kant rond is. Het regeltje vlak boven de knop zegt wat er nog ontbreekt.

Producent, voor Ondertekenen & versturen:

• Bedrijfsgegevens opgeslagen met Opslaan & verder.
• Alle vier de zzp-vragen beantwoord.
• Een naam in het handtekeningveld.

Crewlid, voor Ondertekenen & accepteren:

• Je gegevens opgeslagen met Opslaan & verder: Officiële naam, Woonplaats en IBAN, en een Btw-nummer als je de KOR niet gebruikt.
• Een openstaande datumwijziging op deze boeking beantwoord. Tot die tijd staat er in de memo Reageer eerst op de datumwijziging. Zie Reageren.
• Je volledige officiële naam getypt.

Een handtekening heeft minstens 2 tekens, waarvan minstens één letter.

Meetekenen kan ook geweigerd worden zolang de producent geen crewdagen meer heeft, zie Hoe tekenen werkt.

Een bevroren momentopname

Op het moment dat de producent tekent en verstuurt, legt de memo de afgesproken voorwaarden vast: het tarief (dag, uur, maand of afkoop), het materiaal, de kilometervergoeding, de werkafspraken, de data en de opmerkingen. Crewgegevens die toen nog leeg waren, komen erbij als het crewlid meetekent. Past de producent daarna de regels of tarieven van het project aan, dan blijft een getekende memo zoals hij is. Je betaling wordt berekend met wat de memo heeft vastgelegd.

Twee dingen blijven het project volgen. De per diem komt uit de draaidagplanning, waar de producent hem per dag kan instellen. En een nieuwe kilometerdeclaratie rekent met het huidige kilometertarief van het project, ook al toont de memo het tarief van de dag waarop hij is getekend.

Zzp-afspraken

De memo heeft een kort onderdeel ZZP-AFSPRAKEN, en de producent kan hem pas versturen als alle vier de vragen zijn beantwoord:

1. Werktijden
2. Werklocatie
3. Materialen en faciliteiten
4. Vervanging

Elke vraag heeft één antwoord dat het crewlid vrij laat: het crewlid deelt de eigen werktijden in, kiest de werklocatie, werkt alleen met eigen materialen of mag zich laten vervangen. Kies je iets anders, dan verschijnt er een veld Toelichting voor de reden, bijvoorbeeld een vaste opkomsttijd omdat de hele unit tegelijk draait, of een vaste locatie omdat de set daar staat. Versturen kan zonder toelichting. Blijft het veld leeg, dan staat het in het zzp-dossier als open punt. Alleen bij vervanging "Alleen met toestemming van de opdrachtgever" telt een ontbrekende toelichting niet mee.

Onder de vragen staan twee gezamenlijke opt-outs uit regelingen voor de loonheffingen:

• Gezamenlijke opt-out gelijkgestelden-regeling. Die regeling behandelt sommige opdrachtnemers alsof ze in dienst zijn.
• Opt-out artiesten-regeling (art. 3bis), voor artiesten. Die zie je alleen bij cast, figuranten en stand-ins.

Beide partijen verklaren dit samen, dus de twee handtekeningen onder de memo dateren de opt-outs: die van de producent bij het versturen, die van het crewlid bij het meetekenen. Vink je een opt-out niet aan, dan legt de memo daar niets over vast. De regeling geldt dan zoals de wet voorschrijft, voor zover de opdracht aan de voorwaarden voldoet, en CrewShift beoordeelt niet of dat zo is. Het zzp-dossier noemt een niet-aangevinkte opt-out gelijkgestelden bij elke controle als ontbrekend, en bij rollen van artiesten ook een niet-aangevinkte opt-out artiesten.

Een factuur voor deze opdracht wordt geweigerd tot het crewlid de memo vanuit de Inbox heeft meegetekend. Producenten: wat het zzp-dossier met deze antwoorden doet, lees je in Zzp-dossier.

Als data veranderen

Verschuift er een draaidag van een getekende boeking, dan krijgt het crewlid een schemawijziging om op te reageren. Wie die accepteert, tekent de memo opnieuw als nieuwe versie met de nieuwe data. Het naamveld staat al ingevuld met de naam uit het profiel, dus controleer die voor je tekent.

Zolang de wijziging openstaat, ziet de producent Wacht op nieuwe handtekening op de memo, en de memo toont dan nog de vorige voorwaarden. Zijn er meerdere versies, dan staan ze in de memo onder Versies: de huidige met de datum waarop hij is getekend, elke oudere met de datum van tekenen en van vervangen. Tik bij een oudere versie op Bekijken om hem alleen-lezen te openen.

Een getekende memo terugvinden

Crew: open het project, ga naar Uren & betaling en tik op Bekijken bij Getekende deal memo. Daar staan alleen getekende memo's.

Producenten: open het tabblad Onderhandelingen van het project, kies de bevestigde onderhandeling en tik op Deal memo bekijken.

Een getekende memo heeft een knop Download PDF voor de verzegelde versie: het contract met een certificaatpagina die aantoont dat er sinds het tekenen niets aan is veranderd. Met Printen print je wat op het scherm staat.