De goedkeuringsketen
De goedkeuringsketen is het organigram van je project voor het aftekenen van werk. Hij bepaalt in wiens Inbox een urenstaat of factuur terechtkomt, en in welke volgorde. De producent zet hem op. Heeft een producent jou rechten in de keten gegeven, begin dan bij Als je goedkeurder bent.
Hoe het werkt
Jij, de producent, staat altijd bovenaan en kunt niet worden verwijderd. Co-producenten staan naast je. Zij kunnen de keten ook bewerken en de laatste goedkeuring geven. Onder jou voeg je goedkeurders toe en zet je ze in een boom, waarin iedereen rapporteert aan de goedkeurder erboven.
Ingediende urenstaten en facturen gaan één niveau per keer omhoog door die boom. Uren en facturen hebben elk hun eigen route: waar een item begint, hangt af van de afdeling en de taak (zie Afdelingen toewijzen). Alleen goedkeurders met Urenstaat tekenen uren af, en alleen goedkeurders met Financieel tekenen facturen af. Wie daartussen zit zonder die taak wordt overgeslagen, net als onbezette posities, crew die nog niet bevestigd is en degene die het item heeft ingediend. De eigen uren van een goedkeurder gaan naar de dichtstbijzijnde geschikte goedkeurder boven hem, nooit naar hemzelf. Bovenaan maakt wie het eerst goedkeurt (jij of een co-producent) het definitief.
Goedkeuren zet een item één niveau hoger, dus een goedkeurder halverwege de boom heeft nooit het laatste woord. Zolang het niet jouw beurt is, kun je het niet goedkeuren. Uren die nog bij iemand onder je liggen, staan onder Wachtend in je Inbox, met de naam van wie ze nu heeft. Zie Wat wacht op de ander.
De keten opzetten
Je bouwt de keten in het tabblad Crew van het project, onder Goedkeuringsketen & rechten. Dat onderdeel zie je pas als het project minstens één positie heeft, en alleen in Hoofdplan. Zolang er een scenario actief is, staat het er dus niet.
Je voegt goedkeurders toe per positie, bezet of Onbezet. Elke goedkeurder heeft minstens één taak of recht nodig. Staat een goedkeurder zonder afdelingen direct onder jou, dan wordt hij een rol voor het hele team. De stappen staan in Je goedkeuringsketen instellen.
Afdelingen toewijzen
Elke afdeling met een positie op het project staat als klein blokje in de boom. Sleep een blokje naar de goedkeurder die over die afdeling gaat. De afdelingen die een goedkeurder heeft, bepalen wat er bij hem binnenkomt: geef iemand Urenstaat en alleen Camera, en de camera-uren van crew buiten de keten komen bij hem. Alles van goedkeurders of ketenleden die onder hem staan, gaat op weg naar boven ook langs hem, als hij er de taak voor heeft. De boom beslist: een afdeling hoort bij de diepste goedkeurder die hem heeft, en alles wat je niet toewijst blijft bij jou.
De blokjes op de kaarten laten zien bij wie elke afdeling ligt. Uren en facturen van crew buiten de keten gaan eerst naar de laagste goedkeurder die hun afdeling heeft én de taak ervoor: Urenstaat voor uren, Financieel voor facturen. Is die er niet, dan gaan ze rechtstreeks naar jou. Heeft de goedkeurder met het blokje alleen Urenstaat, dan komen de facturen van die afdeling dus bij jou, ook als er boven hem iemand met Financieel staat die die afdeling zelf niet heeft. Een goedkeurder lager in de boom zonder afdelingen krijgt niets van crew buiten de keten. Wat omhoogkomt van de goedkeurders die onder hem staan, keurt hij nog wel goed.
Taken & rechten
Tik op een goedkeurder om zijn taken & rechten in te stellen:
- Urenstaat: keurt uren goed en kan de werkelijke wrap instellen voor zijn afdelingen.
- Financieel: keurt facturen goed en ziet tarieven en betalingen.
- Teamvorming: voegt crew toe in zijn afdelingen en beveelt crew aan.
- Planning: plant het draaischema en de crew voor zijn afdelingen en legt dat aan jou voor. Zie Planning.
- Boekhouding: zet goedgekeurde facturen van zijn afdelingen op betaald (Markeer als betaald) onder Uren & betaling → Facturen, en downloadt ze. Ziet ook tarieven en betalingen. Keurt geen facturen goed en krijgt de projectrapportages niet.
Urenstaat en Financieel zijn goedkeuringstaken: ingediende items lopen via deze persoon en wachten in zijn Inbox. Teamvorming, Planning en Boekhouding zijn extra rechten. Ze geven toegang tot acties, en er wacht nooit iets op. Omdat Financieel en Boekhouding los van elkaar staan, kan de een facturen goedkeuren terwijl de ander ze betaalt.
Rechten en afdelingen staan los van elkaar. Iemand kan uren voor één afdeling goedkeuren zonder ook maar iemands betaling te zien.
Facturen
Facturen hebben hun eigen route, los van die van de uren. Een factuur gaat eerst naar de laagste goedkeurder die de afdeling van het crewlid heeft én Financieel heeft, en anders rechtstreeks naar jou. De factuur van een goedkeurder zelf gaat naar de dichtstbijzijnde goedkeurder boven hem met Financieel. Daarna gaat hij één niveau per keer omhoog, alleen langs goedkeurders met Financieel. De uren en facturen van één afdeling kunnen dus bij heel andere mensen liggen. Een goedkeurder met Financieel kan alleen Goedkeuren, en daarmee gaat de factuur door naar de volgende erboven. Wijzigingen vragen is alleen voor jou en je co-producenten. Ligt een factuur bij een goedkeurder met Financieel, dan zie je erop "Ligt bij de financiële goedkeurder". Komt hij bij jou aan, dan geef jij de laatste goedkeuring. Afhandelen en betalen staat in Facturen.
De keten wijzigen
Sleep een goedkeurder op een ander om hem aan die persoon te laten rapporteren, of zet hem ernaast om hem naast die goedkeurder te plaatsen, onder dezelfde leidinggevende. Wil je een afdeling terug, sleep het blokje dan naar je eigen kaart. Sleep je de laatste afdeling weg bij een goedkeurder die niemand onder zich heeft, dan vraagt de app of je hem wilt verwijderen.
Goedkeurder verwijderen (in zijn details) vraagt eerst om bevestiging. Wie aan hem rapporteerde, schuift door naar de goedkeurder boven hem.
Wat nog niemand heeft goedgekeurd, wordt na elke wijziging opnieuw doorgestuurd. Een item dat al halverwege is, blijft liggen waar het ligt, tenzij degene die het heeft het niet meer mag goedkeuren. Dan gaat het naar de volgende goedkeurder erboven.
Rollen voor het hele team: het productiekantoor
De meeste goedkeurders hebben afdelingen en staan in de boom. Een paar rollen werken voor de hele productie, zoals een boekhouder die alle facturen afhandelt, een coördinator die voor elke afdeling crew zoekt, of een planner. Zet die in de band Productiekantoor, direct onder jou.
Tik op Rol voor hele team toevoegen, kies de positie en de rechten. Rollen voor het hele team hebben alleen extra rechten (Teamvorming, Planning, Boekhouding), dus er wacht niets op ze en er loopt niets via hen naar jou.
Een goedkeurder direct onder jou die geen afdelingen meer heeft, wordt een rol voor het hele team en verliest automatisch Urenstaat en Financieel. Heeft hij nog mensen onder zich, sleep dan eerst een afdeling terug naar hem en vink die daarna weer aan. Staat hij al in het productiekantoor, verwijder hem dan en voeg hem opnieuw toe in de boom.
Een boekhouder instellen
- Alleen facturen afhandelen? Geef hem een bevestigde positie op het project en voeg hem hier toe met Boekhouding.
- Ook facturen goedkeuren? Daarvoor is Financieel nodig. Die taak loopt per afdeling, dus zet hem in de boom (niet in het productiekantoor) met de afdelingen waarvan hij de facturen goedkeurt. Zie Afdelingen toewijzen.
- Ook de projectrapportages exporteren? Voeg hem dan toe als co-producent. Daarvoor heeft hij een producentaccount nodig.
Filteren op recht
De filterknoppen bij Filter op recht: boven het schema (Urenstaat, Financieel, Teamvorming, Planning, Boekhouding) staan in het begin allemaal aan, dus zonder filter. Zet er een uit om elke goedkeurder te verbergen die geen van de rechten heeft die nog aanstaan. Wil je zien wie facturen goedkeurt, laat dan alleen Financieel aan.
Staat er een knop uit, dan schuiven de goedkeurders onder een verborgen goedkeurder omhoog, zodat het schema verbonden blijft. Slepen kan dan niet. Zet ze allemaal weer aan om de keten te bewerken.
Planning
Met het recht Planning maak je scenario's voor je eigen afdelingen en leg je ze voor aan de producent. Het live plan verandert pas als die goedkeurt.
- Werk je wijzigingen in het draaischema en je team uit in een scenario.
- Tik in het scenariomenu op Ter goedkeuring voorleggen. Het scenario wordt vergrendeld en toont "Wacht op goedkeuring van de producent".
- De uitkomst zie je alleen op dat scenario: goedgekeurd, of "Afgewezen door de producent" met diens toelichting.
- Afgewezen? Pas het scenario aan en tik op Opnieuw ter goedkeuring voorleggen.
Plan je voor bepaalde afdelingen, dan kun je alleen in die afdelingen posities toevoegen of wijzigen. Draaidagen werken anders. Een productie heeft één kalender, dus een dag toevoegen, schrappen of verzetten stel je voor de hele productie voor. Werkregels, per diem op dagen en tariefwijzigingen van bestaande posities blijven buiten je verzoek. Heb je ook Financieel of Boekhouding, dan gaat het tarief van een positie die je toevoegt mee. Anders stelt de producent het in. Bevestigde crew vrijgeven of hun positie wijzigen is voorbehouden aan de producent. Een planner zonder afdelingen plant voor het hele team. Zijn verzoek gaat over het hele project, en de producent beoordeelt het in zijn geheel.
Op het tabblad Planning van het project zie je ook crewconflicten binnen het project voor je afdelingen, zoals een getekend crewlid op twee units op overlappende tijden.
Planning zet niets in je eigen Inbox. Je verzoeken komen bij de producent terecht. Hoe die ze afhandelt, lees je in Planningsverzoeken beoordelen.
Als je goedkeurder bent
Heb je Urenstaat, dan staat in het tabblad Uren & betaling van het project naast Mijn uren ook Team. Met Boekhouding staat er Facturen. Financieel, Teamvorming en Planning voegen daar geen overzicht toe. Alles wat op jou wacht, komt in je Inbox onder Aan jou.
- Urenstaat: je keurt de uren van je afdelingen goed en kunt de werkelijke wrap instellen. Zie Uren bekijken en goedkeuren, en Wijzigingen aan urenstaten voor als er iets moet worden aangepast.
- Financieel: facturen komen bij jou langs voor goedkeuring (zie Facturen). Bedragen in het overzicht Team zie je alleen met Financieel of Boekhouding.
- Teamvorming: je kunt crew voor je afdelingen voordragen met Aanbevelen. Zie Aanbevelingen.
- Planning: zie Planning.