Aan de slag als crew

In vijf stappen ga je van de uitnodigingsmail naar een betaalde factuur. Bij de meeste stappen staat een link naar een how-to met de details.

1. Inloggen vanuit je uitnodiging

De uitnodiging van de producent komt per e-mail binnen. Tik op Bekijk het aanbod. In de geïnstalleerde app vul je op het inlogscherm het uitgenodigde adres in, tik je op Verstuur magic link en typ je de code uit die mail (Uitgenodigd door een producent). Log altijd in met het e-mailadres waar het aanbod naartoe is gestuurd. Gebruik je een ander adres, dan vraagt CrewShift om een toegangscode.

De eerste keer kom je op het scherm Stel je crewprofiel in. Vul je Volledige naam in als die er nog niet staat, en voeg minstens één specialisatie toe (een afdeling plus een functietitel), eventueel met een Dagtarief en het jaar bij Actief sinds. Vaardigheden zijn optioneel. Ga akkoord met de voorwaarden en tik op Voltooien. Je komt dan in je Inbox, waar het aanbod al klaarstaat.

2. Maak je profiel compleet

Producenten vinden je via je profiel. Elke specialisatie heeft een eigen Dagtarief (excl. btw), en dat zien producenten naast je naam als ze naar crew zoeken. Vul ook je Locatie in, want producenten zien hoe ver je van de set af woont. Je kunt hem uit suggesties kiezen.

Een factuur versturen kan pas als Zakelijke gegevens (bedrijfsadres, en een KVK-nummer als je geen buitenlands btw-nummer hebt) en Financieel (btw-nummer, behalve als je de KOR gebruikt, en IBAN) zijn ingevuld. Op je deal memo's staan je bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN. Als adres staat daar de woonplaats uit je Locatie. De checklist staat in Je crew-profiel instellen, en Je zakelijke gegevens legt elk veld uit.

3. Accepteren en tekenen

Wil een producent je boeken, dan komt het aanbod in je Inbox. Je ziet het tarief (per dag, per uur, per maand of een projectafkoop), de werkdagen, de werkregels en eventuele notities. Per diem stelt de producent per draaidag in de planning in, los van het aanbod.

Tik op Accepteren, doe een Tegenbod met je eigen voorwaarden, of tik op Afwijzen. Bij een Tariefverzoek wil de producent eerst jouw prijs weten. Dan tik je op Stel tarief voor (Tariefverzoeken).

Na het accepteren stuurt de producent een deal memo, een kort digitaal contract. Tik op Deal memo bekijken & ondertekenen, vul aan wat nog ontbreekt en typ je naam om te tekenen. Dan ben je bevestigd. Alles over deze stap lees je in Een klus accepteren en tekenen.

4. Op de draaidag

Open Vandaag, tik op Inklokken als je aankomt en op Uitklokken bij wrap (In- en uitklokken). Op een kantoordag tik je op Inchecken. Pauzes en onkosten leg je gaandeweg vast (Je draaidag van begin tot eind neemt de hele dag met je door). CrewShift rekent je betaling uit op basis van je tijden, dus zelf rekenen hoeft nooit.

Na het uitklokken wacht de dag onder In te dienen tot je hem controleert en op Indienen tikt. Dan gaat hij ter goedkeuring (Een dag indienen). Ben je vergeten uit te klokken, kijk dan bij Vergeten uit te klokken. Een dag die je helemaal niet hebt vastgelegd, regel je via Gemiste dagen.

5. Betaald krijgen

Open Projecten, kies het project en ga naar Uren & betaling. Goedgekeurde dagen staan onder Klaar om te factureren en zijn al aangevinkt. Vink uit wat je voor een latere factuur wilt bewaren. Tik op Factuur genereren, controleer het concept en tik op Factuur indienen. De betaaltermijn is 30 dagen na indienen.

De producent keurt de factuur goed, of stuurt hem terug met een opmerking als er iets aangepast moet worden (Correcties en opnieuw indienen). Is het geld overgemaakt, dan zet de producent de factuur op betaald. Staat het op je rekening, tik dan op Ik heb het ontvangen (Bevestigen dat je bent betaald). In Betaald krijgen staat het stap voor stap.

Je projecten

Mijn projecten toont je Actieve projecten en Afgelopen projecten. Een klus die je hebt geaccepteerd maar nog niet hebt getekend, krijgt het label Wacht op handtekening. Volledige toegang krijg je zodra de deal memo is ondertekend. De data op een projectkaart zijn de data waarvoor jij bent geboekt, niet de hele productie. Mijn kalender bovenaan toont alleen je eigen dagen: geboekte dagen, omlijnde dagen voor klussen die nog op je handtekening wachten, en geannuleerde dagen, gedempt. Dagen waarop je vrij bent of waarvoor je bent vrijgegeven, blijven erop staan met een gestreept teken. Bij een dag waarop je vrij bent, waarvoor je bent vrijgegeven of die is geannuleerd, staat € Annuleringsvergoeding als er een vergoeding geldt. Anders staat er Betaald of Niet betaald: betaald als je er toch uren op hebt gelogd, of als je getekende deal niet van die dag afhangt, zoals een buy-out, of een maandbedrag in een maand waarin je nog andere dagen werkt. Dagen die je op een persoonlijk project hebt gelogd, staan erop als grijze markering. Een oranje waarschuwing markeert een datum waarop de uren van twee van je boekingen overlappen, of waarop twee klussen op dezelfde datum vallen terwijl een opkomst- of eindtijd ontbreekt, zodat de uren niet te controleren zijn, en de dag noemt de klus waarmee hij botst. Bovenaan wissel je tussen Maand, Week, Agenda en Slate, en met een tik op een project boven de kalender verberg je de dagen ervan. Slate zet al je werk voor de komende weken naast elkaar, voor welke producent ook: één rij per project, met per dag je eigen status (gevuld als je geboekt bent, omlijnd zolang de klus op je handtekening wacht, gestreept als je vrij of vrijgegeven bent, gedempt als hij is geannuleerd, € als er een annuleringsvergoeding geldt) en een oranje rand waar twee van je klussen botsen. De naam van een rij opent het project, of je Inbox zolang de klus op je handtekening wacht, en bij een rij waarvan de volgende dag verder weg ligt, staat wanneer. Staat er in Agenda niets in de getoonde weken, dan kun je meteen naar je volgende werkdag springen. In Week, Agenda of Slate tik je op een dag voor een kaartje met de details: je opkomst- en eindtijd, de locatie, en of de dag nog op je handtekening wacht, vrij, vrijgegeven of geannuleerd is, met de vergoeding, Betaald of Niet betaald. Dag openen opent hem in het project en Project openen opent het project op die datum. Een dag die nog op je handtekening wacht, heeft alleen Ondertekenen in Inbox, want het project opent pas als je hebt getekend, en een persoonlijke dag heeft Uren & betaling in plaats van Dag openen. Het tabblad Planning van het project toont dezelfde dagen, met jouw eigen opkomst- en eindtijden, net als Vandaag. In een project vind je drie tabbladen. Onder Planning staan het schema, de opkomsttijden en het infopakket. De andere twee zijn Crew en Uren & betaling.

Bezette dagen

Markeer de dagen waarop je niet beschikbaar bent, voor werk buiten CrewShift of vakantie: tik op het doorgestreepte agenda-icoon naast Mijn kalender (Bezette dagen toevoegen op een breder scherm), kies de eerste en laatste dag (maximaal 366 dagen per keer) en voeg eventueel een notitie toe. Alleen jij ziet die notitie. Bezette dagen staan in elke weergave als grijze markering Bezet, en in Slate als eigen rij. Om de data te wijzigen of ze te verwijderen, tik je op een bezette dag in Week, Agenda of Slate, of kies je in Maand de datum en tik je op de bezette dagen onder de kalender. Voor verwijderen vraagt CrewShift eerst om bevestiging.

Wie crew zoekt op een van die dagen (producenten, en crew met Teamvorming-rechten), ziet die dag als Bezet: nooit je notitie of waarom. Vallen al hun data op bezette dagen, dan krijgt je naam het label Bezet, anders Deels geboekt. Een boeking waarvan de uren overlappen met die van de producent, toont in plaats daarvan Geboekt. Bezette dagen staan niet in je agenda-abonnement, want je hebt ze zelf gemaakt.

Abonneren in je agenda-app

Tik op het agenda-icoon rechts naast Mijn kalender (Abonneren in agenda-app op een breder scherm) om je CrewShift-dagen in Apple Agenda, Google Agenda of Outlook te zien. Tik op Link maken. Toevoegen aan Apple Agenda voegt hem meteen toe, en Link kopiëren kopieert hem voor een andere app: kies in Google Agenda op een computer (calendar.google.com) Andere agenda's → Via URL, in Outlook Agenda toevoegen → Abonneren via internet, en plak de link. Google toont hem daarna ook op je telefoon. Op een iPhone kun je hem ook plakken onder Instellingen → Apps → Agenda → Agenda-accounts → Voeg account toe → Andere → Voeg agenda-abonnement toe. Voeg de link toe aan elke app waarin je hem wilt, zolang CrewShift hem nog toont. Elke dag dat je werkt, verschijnt als afspraak zoals "ZW · Draaidag 3A · Zoutwater", van je opkomst tot je wrap, met de locatie, je afdeling en functie, de producent en een link naar de dag in CrewShift. Een dag die nog op je handtekening wacht, begint met Niet getekend ·, staat als voorlopig en linkt naar je Inbox, waar je tekent. Dagen waarop je vrij bent of waarvoor je bent vrijgegeven en geannuleerde dagen verdwijnen uit je agenda-app: CrewShift en de e-mail over de wijziging bewaren de details. Persoonlijke projecten en bezette dagen staan er niet in. Een nachtopname eindigt de volgende ochtend, en een dag zonder opkomst- én wraptijd is een afspraak voor de hele dag. Agenda-apps halen wijzigingen op in hun eigen tempo: Apple ongeveer elk uur, Google en Outlook soms pas na een dag, dus kijk in CrewShift voor wijzigingen op het laatste moment. De afspraken staan in de taal die je in je Profiel hebt gekozen.

Iedereen met de link ziet elke dag dat je werkt of die je is aangeboden, bij alle producties, tot een jaar vooruit, dus houd hem voor jezelf. CrewShift toont de link maar één keer: voor een andere app gebruik je later de link die je hebt bewaard. Is de link uitgelekt, tik dan op Nieuwe link maken. De oude link werkt dan in geen enkele app meer, en die agenda's blijven hun laatste afspraken tonen zonder bij te werken, dus verwijder de oude agenda uit elke app en voeg de nieuwe link toe. Uitzetten zet de link helemaal uit. Verwijder de agenda dan ook uit je agenda-app, want de meeste apps houden de laatst opgehaalde afspraken vast.