Betalingen en facturen afhandelen

Crew factureert jou voor hun goedgekeurde dagen. Je keurt elke factuur hier goed en maakt het bedrag over via je eigen bank. Dat gaat allemaal via het tabblad Uren & betaling van het project en je Inbox.

Stap voor stap

1. Open het tabblad Uren & betaling van het project. Bovenaan staat Te betalen, met het totaal dat je nog moet overmaken. Daaronder vind je Ter goedkeuring en per crewlid een kaart met uren en kosten.
2. Facturen die op jouw beslissing wachten staan in je Inbox onder Aan jou. Ter goedkeuring op het tabblad Uren & betaling toont alle ingediende facturen, ook die nog bij een andere goedkeurder liggen. Open er een en loop de dagen, per diems en onkosten na. Tik op de paperclip naast een onkostenpost om het bonnetje te zien. Liggen er goedkeurders met Financieel op de route van een factuur, dan komt die pas bij jou als zij hem hebben goedgekeurd. Tot die tijd staat er Ligt bij de financiële goedkeurder op de factuur (zie de goedkeuringsketen).
3. Tik op Goedkeuren, of op Wijzigingen vragen als er iets niet klopt. Een verkeerd onkostenbedrag, btw-tarief of aantal kilometers pas je zelf aan voordat je de factuur terugstuurt (Correcties en opnieuw indienen). Een factuur voor een annuleringsvergoeding komt al goedgekeurd binnen, want je ging met de vergoeding akkoord toen je de dag annuleerde (Annuleringsvergoedingen). Een aanvullende factuur voor nagekomen bonnen keur je apart goed, en bedragen corrigeren kan daarop niet. Klopt een bon niet, stuur hem dan terug met Wijzigingen vragen (Nagekomen bonnen).
4. Wil je betalen, open dan de goedgekeurde factuur. Daar staat de Bankrekening van het crewlid (tik op het kopieericoontje). Maak het bedrag buiten CrewShift over. Tik daarna op Markeer als betaald, op de factuur zelf of op de regel onder Te betalen, en bevestig. De factuur gaat dan naar de historie onderaan het tabblad (Toon historie) met de status Betaald, wacht op bevestiging, tot het crewlid bevestigt dat het geld binnen is.

Na het goedkeuren

Met je goedkeuring ligt de factuur vast voor de belasting. Annuleren kan daarna niet meer. Klopt een goedgekeurde factuur toch niet, spreek dan met het crewlid af hoe je het rechtzet (meestal met een creditfactuur in hun boekhouding) en verwerk dat in je eigen administratie. Zie Annuleren.

Een factuur moet binnen 30 dagen na indienen betaald zijn. Is hij te laat, dan blijft hij onder Te betalen staan en zie je hem ook op je Dashboard. Soms belandt een factuur vanzelf in de historie. Het crewlid kan een betaling bevestigen die al binnen was voordat jij hem markeerde, en ook hun boekhouding (Moneybird of e-Boekhouden) kan hem als betaald registreren.

Een factuur als pdf downloaden doe je via het downloadicoon op de regel. Kies daar PDF downloaden. Kostenrapporten en de eindafrekening voor het Filmfonds staan bij Projectfinanciën.