Projectfinanciën

Het geld volg je op twee plekken. Je Dashboard telt al je producties bij elkaar op, en het onderdeel Financiën op het tabblad Planning van een project laat één productie in detail zien. Alle bedragen zijn excl. btw, behalve Cashflow: daar staan factuurbedragen incl. btw.

CrewShift rekent deze bedragen uit op basis van getekende deals, het schema en de geregistreerde uren. Het blijven schattingen. Controleer ze voordat je iets betaalt of doorstuurt.

Je dashboard

Van boven naar beneden zie je op het Dashboard:

• Productiekalender: de draaidagen van je projecten, elk project in een eigen kleur. Tik op een datum om te zien wat er die dag is, en daarna op een dag in de lijst om hem te openen. Met Dag toevoegen zet je een dag op de gekozen datum. Heb je meer dan één project, dan kies je eerst welk onder Selecteer project.
• Financiën: Getekende toezeggingen, Werkelijk tot heden en Prognose eindkosten, opgeteld over "Alle actieve en geplande projecten", ook die waar je co-producent bent. Ernaast staat het verschil tussen de prognose en je getekende toezeggingen, met "boven getekende toezeggingen" of "onder getekende toezeggingen".
• Je saldo aan crewdagen. Zie Waar je je saldo ziet.
• Vraagt je aandacht, met een aantal per onderdeel. Alleen wat op je wacht staat erin.
• Actieve projecten: een kaart per project, met het project dat het verst boven plan zit bovenaan.

Raakt je saldo aan crewdagen op, dan staat daar bovenaan een waarschuwing.

Onder Vraagt je aandacht kunnen vier dingen staan:

• Facturen achterstallig: goedgekeurde facturen waarvan de vervaldatum voorbij is. Tik erop en je komt op het tabblad Uren & betaling van het project met de meeste achterstallige facturen.
• Urenstaten goedkeuren en Facturen goedkeuren openen allebei je Inbox.
• Deals wachten op jou: onderhandelingen en schemawijzigingen waarop crew op jouw antwoord wacht. Dit opent Projecten.

Wacht er niets, dan staat er Je bent helemaal bij.

Op een projectkaart staat het bedrag dat tot nu toe is uitgegeven groot bovenaan, met Getekende toezeggingen eronder, het verschil, een kleine trendlijn en hoe ver je in de draaiperiode bent (Draaivoortgang). Zolang niemand getekend heeft, zie je in plaats daarvan Totaal besteed en Dagen resterend. Projecten waar je co-producent bent, hebben het label Co-producent.

De kaart Financiën

Open het project en scrol op het tabblad Planning naar beneden. Financiën staat onder het schema en werkt zichzelf bij zodra er iets verandert aan uren, facturen, deals of dagen. Naast de titel zie je hoe laat dat voor het laatst gebeurde.

De grote regel bovenaan zet de prognose af tegen wat je getekend hebt: "€ 1.250,00 boven plan", "€ 800,00 onder plan" of Op plan. Blijft het verschil binnen 2% van je getekende toezeggingen (of binnen € 100 bij een klein project), dan ben je op plan.

Daaronder staan de bedragen:

• Getekende toezeggingen: bevestigde crew op hun ingeplande dagen, tegen de tarieven uit hun deal, inclusief per diem en materiaal. Geannuleerde dagen tellen niet mee, net als vrijgegeven crew en dagen waarop iemand uitgezet is. Crew op uurbasis wordt gerekend van opkomsttijd tot geschatte wrap. Een projectafkoop of maandvergoeding wordt verdeeld over de dagen die erbij horen.
• Werkelijk tot heden: het berekende bedrag van elke geregistreerde dag, wat de status ook is, van concept tot gefactureerd. Annuleringsvergoedingen tellen ook mee.
• Nog te gaan: de getekende toezeggingen voor de dagen na vandaag.
• Prognose eindkosten: werkelijk tot heden plus nog te gaan. Daar kom je uit als de rest volgens plan loopt.
• Overuren & onkosten: wat de geregistreerde dagen kosten bovenop de basistarieven. Overuren, toeslagen, onkosten en kilometers komen hier allemaal terecht, dus op dit bedrag kun je op de set bijsturen. Het kleurt rood zodra het boven nul komt.
• Wacht op goedkeuring: het deel van werkelijk tot heden dat in ingediende, nog niet goedgekeurde urenstaten zit. Urenstaten met een voorgestelde wijziging horen daarbij.
• Nog niet ingediend: het deel in dagen die nog openstaan of een concept zijn.
• Onkosten: de onkosten binnen werkelijk tot heden.

Die laatste drie verschijnen pas als ze boven nul komen.

Onder de prognose zie je ook hoeveel crew vastgelegd is en, als dat zo is, "3 posities nog niet getekend". Die posities (nog niet ingevuld, voorgesteld, in onderhandeling of wachtend op een handtekening) tellen niet mee in de getekende toezeggingen. Daarom wijkt dit totaal meestal af van de raming van het hele plan onder Scenario's.

De grafiek zet de werkelijke kosten af tegen het plan en de prognose, over de hele draaiperiode. Naast de grote regel vergelijkt een meter de Draaivoortgang met het Budget besteed.

Per afdeling toont per afdeling de prognose min de getekende toezeggingen, de slechtste bovenaan, met een balk voor wat er tot nu toe is uitgegeven. Zit geen enkele afdeling erboven, dan staat er "Elke afdeling op of onder plan".

Zolang niemand getekend heeft, staat er "Nog geen vastgelegde kosten". Heeft crew wel getekend maar staat geen van hun dagen in het schema, dan zie je "2 crew bevestigd, nog geen gekoste draaidagen".

Helemaal onderaan staat je crewdagenkaart. Zie Waar je je saldo ziet.

Cashflow

Cashflow volgt de crewfacturen, in bedragen incl. btw:

• Goed te keuren: ingediende facturen die nog goedgekeurd moeten worden, door jou of door een financiële goedkeurder.
• Openstaand: goedgekeurde facturen die nog niet betaald zijn, de achterstallige inbegrepen.
• Achterstallig: goedgekeurde facturen waarvan de vervaldatum voorbij is. Het bedrag kleurt rood.
• Betaald: facturen die als betaald gemarkeerd zijn, ook als het crewlid de ontvangst nog niet bevestigd heeft.

Facturen hebben een betaaltermijn van 30 dagen vanaf de dag van indienen en worden achterstallig op de dag na de vervaldatum. Zie Wanneer je wordt betaald. Via Uren & betaling naast de titel ga je naar de facturen zelf.

Rapporten en exports

De rapporten staan onder Financiën op het tabblad Planning. Tik op een titel om er een te openen. Het kostenrapport en de eindafrekening delen de kosten in per kostencode, uit het kostencodesjabloon van het project. Op een computer wordt het bestand gedownload. Op je telefoon opent het deelmenu, zodat je het in Bestanden bewaart of doorstuurt.

Kostenrapport

Elke afdeling, en elke functie daarbinnen, krijgt vier kolommen:

• Begroot: wat het getekende plan kost, hetzelfde bedrag als de getekende toezeggingen.
• Tot heden: elke geregistreerde dag, van concept tot gefactureerd.
• Nog gepland: getekende dagen na vandaag.
• Prognose: tot heden plus nog gepland.

De badge op elke regel toont prognose min begroting, en dat verschil als percentage van de begroting van die regel. Een waarschuwingsicoon staat bij een regel die meer dan 10% hoger uitkomt. Het Filmfonds vraagt om uitleg bij elke regel die meer dan 10% afwijkt, naar boven of naar beneden.

Met Excel download je het rapport. Het bestand heeft een tweede tabblad, Detail per crewlid, met een regel per crewlid per dag: uren, basisgage, overuren, toeslagen, apparatuur, per diem, onkosten en de status van de dag. Een CSV-versie staat onder Meer exports.

Dagkostenrapport

Geplande tegenover werkelijke crewkosten voor elke draaidag, met per dag een regel per afdeling. Loopt een dag uit, dan zie je dat al terwijl je nog draait.

Een dag die nog komt, staat op Aankomend. Vandaag of een eerdere dag zonder geregistreerde uren toont Geen uren. Uren op een datum zonder ingeplande dag staan als Buiten planning. Een geannuleerde dag heeft geen geplande kosten, dus het enige bedrag op die regel is een eventuele annuleringsvergoeding. Totaal tot heden onderaan telt alleen dagen die gedraaid en geregistreerd zijn. Je downloadt het als CSV.

Budgetgeschiedenis

Elke planningsbeslissing die het budget veranderde, de nieuwste bovenaan: dagen toegevoegd, verwijderd, verplaatst of geannuleerd, en doorgevoerde scenario's met wat ze veranderden. Bij elke regel staat wie het deed, of het vóór, tijdens of na de draaiperiode gebeurde, en het vastgelegde budget ervoor en erna. Downloaden doe je met Exporteer CSV of Exporteer PDF.

Eindafrekening

Onder Meer exports. Dit Excel-bestand is het crewkostendeel van je verantwoording aan het Filmfonds en heeft twee tabbladen:

• Het kostenrapport, in de taal waarin je de app gebruikt.
• Uitdraai administratie: elke ingediende crewfactuur, uitgesplitst in gecodeerde regels zonder btw. Arbeid gaat naar de functiecode van het crewlid, per diem naar 4000, kilometers naar 3700, andere onkosten naar hun eigen code en apparatuur naar de apparatuurcode van de afdeling. Dit tabblad is altijd in het Nederlands, omdat de kolommen de indeling van het Filmfonds volgen. Je plakt de regels dus zo in je administratie. Facturen die je als betaald hebt gemarkeerd, tellen als betaald.

Concepten en geannuleerde facturen tellen niet mee.

Honorariumoverzicht

Onder Meer exports. Een Excel-overzicht van elke ingediende crewfactuur, per crewlid, met basisgage, overuren, toeslagen, apparatuur, per diem, onkosten, subtotaal, btw, totaal en de status van de factuur. Concepten en geannuleerde facturen tellen niet mee.

Heeft een crewlid een factuur in Moneybird of e-Boekhouden geboekt, dan zetten de eindafrekening en het honorariumoverzicht het factuurnummer uit die boekhouding voorop, met het CrewShift-nummer tussen haakjes.

Wie dit ziet

De producent die eigenaar is van het project, en de co-producenten. Ze zien dezelfde bedragen en kunnen elk rapport downloaden.

Verder niemand. Crew ziet nooit cijfers van de productie, en goedkeurders in je goedkeuringsketen krijgen het onderdeel Financiën en deze rapporten niet te zien, welke rechten ze ook hebben. Een boekhouder met het recht Boekhouding downloadt losse facturen via Uren & betaling. Zie Facturen afhandelen met het recht Boekhouding.