Je goedkeuringsketen instellen

De goedkeuringsketen bepaalt in wiens Inbox elke urenstaat en factuur terechtkomt. Jij staat bovenaan. Daaronder komen de goedkeurders, elk met hun eigen afdelingen en taken & rechten. Hoe het aftekenen door de boom loopt, lees je in De goedkeuringsketen.

Stap voor stap

1. Open het tabblad Crew van het project en scrol onder je crew naar Goedkeuringsketen & rechten. Dat onderdeel verschijnt zodra het project een positie heeft, en alleen in Hoofdplan. Zit je in een scenario, ga dan eerst terug naar Hoofdplan. Persoonlijke projecten hebben geen keten. Producenten en co-producenten kunnen de keten zien en bewerken. Co-producenten staan naast je bovenaan en kunnen ook de laatste goedkeuring geven.
2. Tik op Eerste goedkeurder toevoegen en kies een positie. Vink onder Selecteer taken & rechten minstens één taak of recht aan en tik op Lid toevoegen. Heeft nog niemand de afdeling van die positie, dan wordt die automatisch gekoppeld. Heeft iemand hem al, dan kies je onder Selecteer afdelingen uit de afdelingen die nog vrij zijn. Je kunt die stap ook overslaan door zonder vinkje op Lid toevoegen te tikken. Is er geen afdeling meer vrij, dan slaat de app hem zelf over. In beide gevallen komt de goedkeurder er zonder afdelingen bij, en sleep je er daarna een blokje naartoe. Direct onder jou wordt een goedkeurder zonder afdelingen wel een rol voor het hele team (zie stap 3). Daarna gebruik je de kleine +-knoppen. De + onder een kaart zonder goedkeurders eronder voegt een goedkeurder hieronder toe, de + aan het begin of eind van een rij een parallelle goedkeurder. Jij staat altijd bovenaan en kunt niet worden verwijderd. Je kiest goedkeurders per positie, dus voeg eerst de posities die je nodig hebt toe.
3. Sleep afdelingsblokjes naar goedkeurders om te bepalen waar ze over gaan. Elke afdeling waarin het project een positie heeft, krijgt een blokje. Een afdeling hoort bij de diepste goedkeurder die hem heeft, en wat je niet toewijst blijft bij jou. Lager in de boom krijgt een goedkeurder zonder afdelingen geen uren of facturen van crew buiten de keten, alleen wat omhoogkomt van de goedkeurders onder hem. Direct onder jou werkt dat anders. Een goedkeurder zonder afdelingen wordt daar een rol voor het hele team en raakt Urenstaat en Financieel kwijt.
4. Tik op een goedkeurder om Ketenliddetails te openen. Tik op Taken & rechten bewerken, vink aan wat hij nodig heeft en tik op Opslaan. Er moet er minstens één aangevinkt blijven. Urenstaat en Financieel zijn goedkeuringstaken, dus ingediende items wachten in de Inbox van die persoon. De andere drie geven alleen toegang tot acties. Wat elk recht precies doet, staat onder Taken & rechten.
5. Controleer de route. Uren en facturen hebben elk hun eigen route. Ingediende uren gaan eerst naar de laagste goedkeurder die de afdeling heeft én Urenstaat heeft. Is die er niet, dan gaan ze rechtstreeks naar jou. Daarna gaan ze omhoog langs elke goedkeurder erboven die ook Urenstaat heeft, tot ze bij jou of een co-producent zijn. Wie geen Urenstaat heeft, wordt overgeslagen. De eigen uren van een goedkeurder beginnen bij de dichtstbijzijnde goedkeurder boven hem met Urenstaat. Facturen gaan op dezelfde manier, maar met Financieel: eerst naar de laagste goedkeurder die de afdeling heeft én Financieel heeft, anders rechtstreeks naar jou, en daarna omhoog langs goedkeurders met Financieel. Uren en facturen van één afdeling kunnen dus bij heel andere mensen terechtkomen. Zie Uren bekijken en goedkeuren en Facturen.

De keten wijzigen

Sleep een kaart op een andere goedkeurder om hem aan die persoon te laten rapporteren. Zet hem ernaast om de volgorde te veranderen. Wil je een afdeling terug, sleep het blokje dan naar de kaart van de producent bovenaan. Was dat de laatste afdeling van een goedkeurder zonder goedkeurders onder zich, dan vraagt de app of je hem wilt verwijderen.

Slepen werkt alleen als alle blokjes naast Filter op recht: aan staan. Zet je er een uit, dan verdwijnen goedkeurders die alleen dat recht hebben.

Een goedkeurder weghalen doe je in zijn Ketenliddetails met Goedkeurder verwijderen. Wie aan hem rapporteerde schuift een niveau op, en wat bij hem lag gaat naar de volgende goedkeurder.

Je kunt de keten ook tijdens de opnames aanpassen. Items die nog niemand heeft afgetekend, worden opnieuw gerouteerd. Items die al onderweg zijn, blijven staan tenzij hun goedkeurder ze niet meer mag goedkeuren. Dan gaan ze een stap omhoog.