Projecten & het draaischema

Een project bevat alles voor één productie: het schema, de crew, deals, goedkeuringen en betaling.

Een project aanmaken

Tik bij Projecten op Nieuw project. De wizard heeft twee stappen.

1. Projectdetails: Titel, Productiebedrijf en Factuuradres zijn verplicht, want crew-facturen worden aan dat bedrijf gericht. KVK-nummer en Btw-nummer zijn optioneel en staan al ingevuld vanuit je profiel. Pas ze aan als het productiebedrijf een ander is. Thuisbasis (een stad) is optioneel.
2. Werkregels: houd Fijn Weekend aan, de standaard, of kies Aangepast en pas de regels daar meteen aan. Zie Fijn Weekend of Aangepast.

De draaidata volgen uit de dagen die je in het schema zet. Wil je de gegevens later wijzigen, tik dan op het potloodje (Project bewerken) naast de projecttitel. Daar kies je ook het sjabloon voor Kostencodes.

Projectstatus

De status hoef je niet bij te houden. Zodra er een productiedag in het schema staat, toont het project Planning tot de eerste geplande dag, Actief tot en met de laatste en Opnames klaar daarna. Staan er alleen kantoor- of reisdagen in het schema, dan blijft het op Planning.

In het statusmenu bovenaan het project staan drie acties:

• Voltooien zet het project op Voltooid als de afwikkeling klaar is. Het blijft voltooid, wat er ook in de kalender verandert.
• Project annuleren zet het op Geannuleerd en haalt het uit je projectenlijst en uit die van je co-producenten. Crew die nog niet getekend heeft, wordt definitief vrijgegeven. Getekende deal memo's, urenstaten en facturen blijven bewaard. Project verwijderen onder Project bewerken doet precies hetzelfde.
• Heropenen laat een voltooid project weer de kalender volgen. Direct na het annuleren kun je een geannuleerd project nog via hetzelfde menu heropenen.

Alleen de producent van wie het project is, kan het annuleren of verwijderen. Co-producenten zien Project annuleren en Project verwijderen dus niet. Zij kunnen het voltooien en heropenen.

Zolang er een komende dag is waarvoor crew getekend heeft, kun je het project niet voltooien, annuleren of verwijderen. Annuleer die dagen eerst, zodat een eventuele annuleringsvergoeding wordt berekend.

Draaidagen toevoegen

De dagen staan in het Schema op het tabblad Planning van het project. Selecteer een datum en tik op Dag toevoegen, of selecteer een reeks datums en tik op Dagen toevoegen. Hoe de weergaven, filters en markeringen van de kalender werken, lees je bij de kalender. Een dag heeft deze velden:

• Dagcategorie: Productie, Kantoordag of Reis. Een productiedag krijgt ook een Type: Prep, Draaidag of Wrap.
• Tijden: Opkomsttijd en Geschatte wrap. Een kantoordag heeft een Eindtijd in plaats van een wrap, een reisdag een Vertrektijd en Aankomsttijd. Aan de tijden ziet de app of crew vrij of geboekt is als je zoekt. De uren van crew tellen vanaf het inklokken.
• Daglengte (alleen draaidagen): Volledige dag, Halve dag of Per uur.
• Lunch (volledige draaidagen): Standaard (pauze), Doordraaien met lunch of French hours. Bij doordraaien met lunch of French hours begint overwerk na de kortere doorlopende basis, zie Overuren.
• Locatie, of Vertrek en Aankomst op een reisdag. Locatievelden kunnen suggesties doen terwijl je typt, zie locatiesuggesties.
• Opmerkingen.

Dagen worden genummerd op datumvolgorde, per dagtype apart. De eerste prepdag en de eerste draaidag zijn dus allebei dag 1.

Op een nieuwe dag werkt iedereen. Elke afdeling is Ingedeeld en volgt de tijden van de dag. Zet Ingedeeld uit voor een afdeling die vrij is, of geef de afdeling eigen tijden, een andere locatie, dagcategorie, daglengte, lunch of per diem. Binnen een afdeling doet Crew-uitzondering toevoegen hetzelfde voor één persoon. Wie op een dag vrij is, krijgt voor die dag geen schemawijziging om te accepteren. Afdelings- en crewuitzonderingen stel je per dag in, dus niet als je een reeks aanmaakt.

Crew die voor de hele draaiperiode geboekt is, werkt elke dag in het schema, tenzij je ze vrij zet. Bij een dagkracht die op losse datums geboekt is, komen nieuwe dagen er niet automatisch bij. Een nieuwe dag komt pas in die boeking als een van jullie hem voorstelt in het schemawijzigingsverzoek, zie Schemawijzigingen.

Een reeks datums vul je in één keer door de dag naast een datum ook een Einddatum te geven (tik op Einddatum toevoegen). De app maakt dan voor elke datum daartussen een dag aan, maximaal 90 per keer. Datums waarop al een dag staat, blijven zoals ze zijn. Zaterdagen overslaan, Zondagen overslaan en Feestdagen overslaan staan standaard uit, dus een reeks pakt elke kalenderdatum mee tenzij je ze aanzet. Handig voor een productie die ook in het weekend draait. Onder de datums zie je hoeveel dagen er worden aangemaakt, op hoeveel datums al een dag staat en hoeveel er door het overslaan wegvallen.

Ook dagen op verschillende datums kunnen in tijd overlappen, zoals een nachtopname die om 08:00 eindigt en een dag met opkomst om 07:00 diezelfde ochtend. Overlappen de opkomst- en eindtijd van de dag met een andere dag van het project, dan noemt de dag-editor die dag onder de tijden. Daarbij tellen alleen de tijden van de dagen zelf, niet die van afdelings- of crewuitzonderingen. Opslaan kan gewoon. In het Hoofdplan verschijnt crew die op beide dagen op overlappende tijden staat als crewconflict. Een scenario toont geen crewconflicten tot je het doorvoert.

Kent de werkregelset van het project een toeslagvrije zondagsmarge, dan markeert het schema elke zon- of feestdag die daar buiten valt. Je ziet die markering in de dagenlijst en in de dag-editor terwijl je de datum kiest. Een dag met zon- of feestdagtoeslag overvalt je dan niet.

Verplaats je een dag waarop al uren geboekt zijn, dan krijg je eerst een waarschuwing: die registraties houden hun oude datum in rapportages en exports tot iemand ze corrigeert. Met Dag toch verplaatsen ga je door.

Is de dag aangebroken, dan kun je op de dagpagina de Werkelijke wrap invullen of corrigeren, zie Werkelijke wrap.

Locatiesuggesties

Locatievelden doen suggesties terwijl je typt, zodra je onder een veld op Suggesties inschakelen tikt. Wat je typt gaat dan via CrewShift naar Geoapify, een Europese dienst op basis van OpenStreetMap-gegevens, en de bronvermelding onder het veld noemt die. Kies een suggestie met de pijltjestoetsen en Enter, of tik erop. Esc sluit de lijst en laat je tekst staan. Typ je een plaats zonder er een te kiezen, dan zoekt CrewShift hem op zodra je het veld verlaat en bewaart het de plek op de kaart alleen bij een duidelijke treffer. Een bedrijfsnaam die je niet zelf typte, telt nooit als treffer. Anders wordt de tekst bewaard zoals je hem typte, zonder plek op de kaart. Staan suggesties uit of zijn ze niet beschikbaar, dan werkt het veld als gewoon tekstveld.

Feestdagen

CrewShift gebruikt de Nederlandse nationale feestdagen:

• Nieuwjaarsdag (1 januari)
• Eerste en Tweede Paasdag
• Koningsdag (27 april, of 26 april als de 27e op een zondag valt)
• Bevrijdingsdag (5 mei, elk jaar)
• Hemelvaartsdag
• Eerste en Tweede Pinksterdag
• Eerste en Tweede Kerstdag (25 en 26 december)

Pasen, Hemelvaart en Pinksteren schuiven mee met de paasdatum en worden per jaar berekend. Andere vrije dagen, zoals regionale feestdagen of bedrijfsvrije dagen, tellen niet als feestdag.

• In het schema. In de weergave Maand hebben zondagen en feestdagen een amberkleurige tint (zie de legenda). Het paneel naast de kalender en de dag-editor tonen de naam van de feestdag onder de datum. Voeg je een reeks dagen toe, dan laat Feestdagen overslaan deze datums weg. Laat je ze erin, dan noemt het formulier welke feestdagen in de reeks vallen.
• In de betaling. Op een feestdag komt de Feestdagtoeslag bovenop het dagtarief: het Zondag/feestdagtarief uit de werkregels van het project, standaard +50%. Valt een feestdag op een zondag, dan krijg je de toeslag één keer. Kennen de werkregels toeslagvrije zon- en feestdagen, dan krijgen de vroegste zon- en feestdagen met productie geen toeslag, tot het aandeel dat in de werkregels staat. Kantoor- en reisdagen op een feestdag krijgen de toeslag altijd, zie Toeslagen. Alleen het beloningsmodel Dag + overuren betaalt de toeslag. Vaste dagtarieven, betaling per uur, buy-outs en maandbedragen kennen geen feestdagtoeslag, zie Verschillende beloningsmodellen.

Per diem

Per diem stel je per dag in, in de dag-editor. Tenzij je een standaard hebt opgeslagen, beginnen nieuwe dagen zonder per diem.

• Bij een project met Aangepast vul je het bedrag in bij Per diem (€). Met Opslaan als standaard voor nieuwe dagen begint elke nieuwe dag met dat bedrag. Wijkt een dag af van de standaard, dan zet Terug naar standaard het bedrag terug.
• Bij een project met Fijn Weekend ligt het bedrag vast: €25 op productie- en kantoordagen, €50 op reisdagen. Je kiest alleen of Per diem uitbetalen op deze dag aan of uit staat. Op elke nieuwe dag staat dat uit.

Een afdeling of één crewlid kan via een uitzondering op de dag een andere per diem krijgen. Over per diem wordt in het aanbod niet onderhandeld. De deal memo toont de standaard van het project, en wat op de dag zelf staat, wordt uitbetaald.

Dagen verwijderen

Selecteer een datum in het schema, of een reeks datums, en het dagpaneel biedt Dag verwijderen of Dagen verwijderen. Een verwijderde dag is definitief weg, dus de app vraagt altijd eerst om bevestiging.

Drie soorten dagen kun je niet verwijderen:

• een komende dag met getekende crew
• een dag met geboekte uren
• een dag waarop al een annuleringsvergoeding staat

De bevestiging laat zien hoeveel dagen uit je selectie beschermd zijn en verwijdert alleen de rest. Wil je een beschermde dag die nog moet komen uit het schema halen, annuleer hem dan. Een annulering bewaart de registratie en een eventuele annuleringsvergoeding. Dag verwijderen in de dag-editor volgt dezelfde regel en staat niet op een beschermde dag.

Dagen verwijderen wijzigt het live plan, dus iedereen die het schema mag bewerken kan het. Binnen een scenario voeg je dagen toe en verwijder je ze in het scenario. Ze komen pas in het plan als je het scenario doorvoert.

Een dag met getekende crew verplaatsen

Verander je de datum van een komende dag met getekende crew, dan vraagt CrewShift eerst Deze dag verplaatsen? Crew houdt de boeking en hoort van de nieuwe datum. Kan iemand niet op de nieuwe datum, geef die persoon dan vrij voor de dag. De annuleringsvergoeding telt vanaf de oorspronkelijke datum. Zo'n dag kun je niet naar het verleden verplaatsen. Staan er al uren op, dan komt eerst de urenwaarschuwing uit Draaidagen toevoegen. Hoe crew reageert, lees je in Schemawijzigingen.

Een opkomsttijd wijzigen

Verandert de opkomsttijd van een komende dag, op de dag zelf, bij een afdelingsuitzondering of bij een crewuitzondering, dan krijgt elk geboekt crewlid voor wie dat geldt een melding in de Inbox onder Gewijzigde opkomsttijden, plus een e-mail. De melding toont de oude en de nieuwe tijd. Er hoeft niets getekend te worden: crew tikt op Gezien om hem weg te halen. Meerdere wijzigingen achter elkaar gaan in één e-mail, zo'n tien minuten nadat je klaar bent met bewerken. Crew die die dag vrij heeft of is vrijgegeven, krijgt niets. Na het opslaan zie je hoeveel crewleden een melding kregen.

Een dag annuleren of crew vrijgeven

Open de draaidag en tik op Deze dag annuleren…. Voordat je bevestigt, toont CrewShift per crewlid de annuleringsvergoeding. Die volgt uit de getekende deal memo en hoe kort van tevoren je annuleert. De termijn telt vanaf de datum waarop de dag oorspronkelijk gepland stond, ook als je hem sindsdien hebt verplaatst. Krijgt iemand geen vergoeding, dan staat erbij waarom, bijvoorbeeld: betaling per uur, een buy-out, een reisdag of ruim genoeg van tevoren gemeld. In hun eigen kalender ziet crew een vrijgegeven of geannuleerde dag met de vergoeding als die geldt, en anders als Betaald of Niet betaald: betaald als hun deal niet van die dag afhangt, zoals bij een buy-out.

• Crew vrijgeven zonder de dag te annuleren. Tik op In plaats daarvan individuele crew vrijgeven, kies wie je niet meer nodig hebt en bevestig. Voor de rest blijft de dag gewoon staan.
• De vergoeding wordt een factuur. Elke vergoeding wordt een conceptfactuur op naam van het crewlid. Die controleert hem en verstuurt hem. De factuur hoeft niet langs de goedkeuring, want je ging al akkoord toen je bevestigde. Zie Annuleringsvergoedingen. Bij de dag staat elke vergoeding met haar status: Niet gefactureerd, Wacht op factuur crewlid, In rekening gebracht, Betaald, Kwijtschelding voorgesteld, Kwijtschelding afgewezen of Kwijtgescholden. Is het factureren bij sommige vergoedingen mislukt, dan probeert Facturering opnieuw proberen (n) het nog een keer.
• Toch niet? Met Dag herstellen zet je een geannuleerde dag terug in het schema, met Opnieuw toevoegen haal je één vrijgegeven crewlid terug. In beide gevallen vervallen de vergoeding en de factuur, behalve als die al betaald is, al in de boekhouding van het crewlid staat of het crewlid er een eigen factuur aan heeft gekoppeld. Dat regel je dan samen met het crewlid. Is de dag al begonnen (datum of calltijd voorbij) en staat er nog een vergoeding open, dan kan dit niet meer. Vanaf dan haalt alleen een kwijtschelding die het crewlid accepteert de vergoeding weg, als de werkregels dat toestaan.
• Een vergoeding kwijtschelden. Staat Kwijtschelden in onderling overleg toestaan aan in de werkregels van het project, dan tik je bij een vergoeding op Kwijtschelding voorstellen. Het crewlid krijgt het voorstel in de Inbox en moet het accepteren voordat er iets verandert. Onder de standaardregels van Fijn Weekend kun je een annuleringsvergoeding niet kwijtschelden.
• Vergoedingen na een verplaatste dag. Geef je iemand vrij die niet op de nieuwe datum kan, dan krijgt die vergoeding het label Verplaatsing · afgewezen. Die kun je altijd regelen met In onderling overleg afhandelen, ook onder Fijn Weekend. Het crewlid moet wel akkoord gaan.

De kalender

Dezelfde kalender staat op je Dashboard, met al je projecten, en op het tabblad Planning van een project, met alleen dat project.

• Maand, Week, Agenda. Bovenaan de kalender kies je de weergave. Maand toont de hele maand, Week één week van maandag tot zondag met opkomst- en eindtijden, en Agenda een lijst van de komende vier weken, met Toon nog 4 weken om verder vooruit te kijken. Op een telefoon opent de kalender op Agenda. Vandaag springt terug naar de huidige datum. Op je Dashboard is er een vierde weergave, Slate (hieronder).
• Markeringen. Elke dag van een project is een markering in de kleur van het project met een code van twee letters, zodat twee projecten in een vergelijkbare kleur toch uit elkaar te houden zijn. Een volle markering is een geplande dag, een grijze doorgestreepte een geannuleerde dag, en € betekent dat er voor die dag een annuleringsvergoeding geldt, ook als één crewlid is vrijgegeven van een dag die gewoon doorgaat. Het kleine vormpje is het dagtype. Een nachtopname toont de laatste uren ook op de volgende datum: als markering met een maantje in Maand, en bovenaan die datum in Week en Agenda.
• Crew per dag. Week, Agenda en het paneel naast de kalender tonen hoeveel getekende crew er elke dag werkt, en Geen getekende crew als nog niemand heeft getekend. Crew die vrij is, is vrijgegeven of nog moet tekenen, telt niet mee.
• Je projecten. Op je Dashboard begint de kalender met een regel als "6 projecten · 3 deze week aan het werk" voor de datums in beeld, met daaronder een rij per project in planning of actief (een afgerond of geannuleerd project alleen als het dagen in beeld heeft). Projecten die in beeld aan het werk zijn staan bovenaan, de rest volgt op hun eerstvolgende dag. Een rij zegt waar het project staat, zoals Draaien · dag 3 van 12, Prep vanaf 26 okt of Opnames klaar 2 okt, met de getekende crew, de open posities zolang het project loopt, en schemawijzigingen die op antwoord van de producent wachten, zoals 2 wijzigingen te beantwoorden (de producent van de deal beantwoordt ze in de Inbox). Tik op de rij om het project op de gekozen datum te openen. Met een tik op de regel klap je de rijen in; op een telefoon staan ze ingeklapt.
• Slate. Op je Dashboard toont Slate een rij per project met de dagen als kolommen, vanaf de maandag van de gekozen datum: zoveel hele weken als op het scherm passen, zes op een computer en twee op een telefoon. De slate gebruikt de volle breedte, met het paneel eronder, en de projectrijen erboven klappen in. Elke dag dat een project werkt is een vakje in de kleur van het project met het vormpje van het dagtype, en dagen van hetzelfde type lopen door als een balk. Het getal in een vakje is de getekende crew die dag werkt (crew die vrij is, is vrijgegeven of nog moet tekenen telt niet mee, en wie op twee units staat telt één keer). Een getal in de hoek van een vakje telt de units op die datum, een geannuleerde dag is grijs en doorgestreept (met € als er een annuleringsvergoeding geldt), en een crewconflict krijgt een oranje rand om het vakje en een oranje waarschuwing onder de datum. Weekenden zijn lichtgrijs, een lijn markeert vandaag en de gekozen datum is gekleurd. Naast de naam van elk project (op een telefoon boven de rij) staan de open posities zolang het project loopt, schemawijzigingen die op antwoord van de producent wachten, en waar het project staat, met de eerstvolgende dag als die buiten beeld valt. Tik op een vakje voor hetzelfde kaartje als in Week en Agenda, tik bovenaan op een datum om die in het paneel te tonen, en tik op de naam van een project om het project op de gekozen datum te openen. Met een toetsenbord ga je met de pijltjestoetsen tussen datums en projecten. Het projectfilter geldt hier ook: een verborgen project verdwijnt uit de slate.
• Filters. Tik in die lijst op de gekleurde code van een project om de dagen ervan te verbergen of te tonen. Met Draaidag, Prep & wrap en Reis verberg je draaidagen, prep- en wrapdagen (kantoordagen inbegrepen) of reisdagen, en Verberg geannuleerd haalt geannuleerde dagen weg. Filters veranderen alleen de kalender: het paneel toont altijd alles op de gekozen datum.
• Openen. Tik op een datum om de dagen ervan in het paneel naast de kalender te zien. In Week en Agenda tik je op een dag (of op de laatste uren van een nachtopname) voor een kaartje met het project, het dagtype en nummer, de datum, opkomst en einde, de locatie, de getekende crew en een eventueel crewconflict met de reden. Dag openen opent de dag-editor en Project openen het tabblad Planning van het project op die datum. Op het tabblad Planning heeft het kaartje alleen Dag openen. Het paneel gaat ook naar die datum. Esc of een tik ernaast sluit het kaartje. In Maand toont een tik op een datum de dagen ervan in het paneel. In het paneel opent de projectnaam het tabblad Planning van het project op die datum en het pijltje de dag. Ga je terug, dan kom je weer in dezelfde week of maand.

Crewconflicten

Een oranje waarschuwing markeert een datum waarop iemand op hetzelfde moment twee keer is geboekt: twee boekingen waarvan de uren overlappen, op twee projecten of op twee units van één project, ook een nachtopname die na middernacht doorloopt in een boeking op de volgende datum. Twee boekingen van verschillende projecten op dezelfde datum waarbij een opkomst- of eindtijd ontbreekt, worden ook gemarkeerd, omdat ze niet te controleren zijn. Een conflict over twee datums staat op allebei. Boekingen die nog op een handtekening wachten, tellen ook mee. Kies de datum en het paneel noemt de persoon, toont elke boeking met de tijden en zegt waarom het botst. Tik op een boeking om die dag te openen en het op te lossen. De controle vergelijkt opkomst- en eindtijden in echte uren (een nacht waarin de klok verzet wordt telt het extra of ontbrekende uur mee). Rust tussen klussen en de werkregels van elk project worden niet gecontroleerd.

Het Dashboard controleert je eigen projecten en de projecten die je mee produceert. Het tabblad Planning van een project toont de conflicten waar dat project in zit, gecontroleerd tegen diezelfde projecten voor de datums in beeld; als coproducent zie je alleen projecten die je mee produceert. Crewleden met het recht Planning zien op het tabblad Planning de conflicten binnen het project dat ze plannen (binnen hun afdelingen, of het hele team als ze voor iedereen plannen), zoals iemand op twee units op overlappende tijden. Ze zien alleen getekende boekingen, niets over andere projecten, en kunnen de dagen daar niet openen.

Abonneren in je agenda-app

Tik op het agenda-icoon rechts naast Productiekalender op je Dashboard (Abonneren in agenda-app op een breder scherm) om de dagen van je projecten in Apple Agenda, Google Agenda of Outlook te zien. Tik op Link maken. Toevoegen aan Apple Agenda voegt hem meteen toe, en Link kopiëren kopieert hem voor een andere app: kies in Google Agenda op een computer (calendar.google.com) Andere agenda's → Via URL, in Outlook Agenda toevoegen → Abonneren via internet, en plak de link. Google toont hem daarna ook op je telefoon. Op een iPhone kun je hem ook plakken onder Instellingen → Apps → Agenda → Agenda-accounts → Voeg account toe → Andere → Voeg agenda-abonnement toe. Voeg de link toe aan elke app waarin je hem wilt, zolang CrewShift hem nog toont. Elke dag van de projecten die je produceert of mee produceert, verschijnt als afspraak zoals "ZW · Draaidag 3A · Zoutwater", van opkomst tot wrap, met de locatie, hoeveel crew heeft getekend en hoeveel nog moet tekenen, en een link naar de dag in CrewShift. Een nachtopname eindigt de volgende ochtend, een dag zonder opkomst- én wraptijd is een afspraak voor de hele dag, en geannuleerde dagen vallen weg. Agenda-apps halen wijzigingen op in hun eigen tempo: Apple ongeveer elk uur, Google en Outlook soms pas na een dag, dus kijk in CrewShift voor wijzigingen op het laatste moment. De afspraken staan in de taal die je in je Profiel hebt gekozen.

Iedereen met de link ziet elke dag van al je projecten, tot een jaar vooruit, met locaties, dus houd hem voor jezelf. CrewShift toont de link maar één keer: voor een andere app gebruik je later de link die je hebt bewaard. Is de link uitgelekt, tik dan op Nieuwe link maken. De oude link werkt dan in geen enkele app meer, en die agenda's blijven hun laatste afspraken tonen zonder bij te werken, dus verwijder de oude agenda uit elke app en voeg de nieuwe link toe. Uitzetten zet de link helemaal uit. Verwijder de agenda dan ook uit je agenda-app, want de meeste apps houden de laatst opgehaalde afspraken vast.

Dagtypen

Elke dag heeft een type, weergegeven met een vormpje op de kalender:

Het type bepaalt hoe de dag wordt betaald. Draaidagen, prep en wrap zijn productiedagen en gebruiken het volledige model met dagtarief en overuren. Een kantoordag betaalt een vast bedrag en houdt geen uren bij. Reisdagen worden betaald op basis van de reistijd, tegen hun eigen reistarieven.

Een draaidag heeft ook een Daglengte. Die stel je in op de dag, of je wijkt ervan af voor een afdeling of een crewlid dat anders werkt. Een dag per uur betaalt de werkelijk gewerkte uren in plaats van een dagtarief, zie Betaling per uur.

De Dagcategorie bepaalt ook de facturatie. Productiedagen (prep, draaidag en wrap) gebruiken crewdagen, kantoor- en reisdagen zijn gratis. Zie Crewdag-tegoed.

Werkregels

Elk project draait op een set werkregels: basisuren, overuren, toeslagen, reisvergoeding en de regels voor late annulering. Daarmee worden geklokte uren een bedrag. Per diem stel je in op de dagen zelf, zie Per diem. Leg ze vast voordat je de eerste deal memo verstuurt, want een getekende deal memo zet ze op slot. Zie Werkregels en hoe de betaling wordt berekend.

Projectinfopakket

Het infopakket is het overzicht van je productie voor iemand die overweegt de klus aan te nemen. Er staat een logline in, een korte omschrijving, genre en format, een Budgetklasse in plaats van een exact bedrag, de plaats vanwaar crew geacht wordt te reizen, en een checklist voor inhoud en veiligheid. Alles is optioneel, dus vul in wat je hebt.

Wie er al vastligt is een lijst die je zelf samenstelt. Er komt niemand automatisch op. Kies bevestigde crew uit het project, of typ een functie en naam voor iemand die niet op CrewShift zit, zoals een regisseur of DOP die je al hebt vastgelegd. Een regel wordt alleen bewaard als zowel de functie als de naam is ingevuld.

Links verwijzen naar je eigen bestanden: het script op je Drive, een lookbook, een moodboard, een schema. CrewShift bewaart geen bestanden. Het bepaalt alleen wanneer een link zichtbaar wordt, en een URL die iemand eenmaal heeft geopend, krijg je niet meer terug. Elke link staat in een van twee stadia:

• Tijdens de onderhandeling: wat je wilt delen terwijl er nog over een deal wordt gepraat, zoals moodboards en lookbooks.
• Na ondertekening van de deal memo: blijft op slot tot de deal memo getekend is. Daar horen het script, de sides en het gedetailleerde schema meestal thuis.

Het linktype kiest het gebruikelijke stadium voor je, en dat kun je wijzigen. Een link opent buiten CrewShift, in een nieuw tabblad of in de browser van de telefoon. CrewShift kent geen NDA-stap. Zet vertrouwelijk materiaal achter Na ondertekening van de deal memo en regel een NDA buiten de app.

Het pakket begint als Concept en blijft privé tot je op Publiceren tikt. Publiceren kan pas als er minstens één veld of één link is ingevuld, zodat een leeg concept nooit per ongeluk naar buiten gaat. Met Publicatie intrekken zet je het op elk moment terug naar concept.

Zodra het gepubliceerd is, ziet iedereen met wie je een lopende onderhandeling hebt een samenvatting bij het aanbod in de Inbox. Je bevestigde crew krijgt de volledige versie op het tabblad Planning van het project. De zichtbaarheid volgt de onderhandeling. Eindigt die zonder boeking (afgewezen, geannuleerd of verlopen), dan verdwijnen het pakket en de links weer uit de app van die persoon. Een URL die iemand al heeft geopend, blijft wel bereikbaar op je eigen opslag. Wat crew te zien krijgt, staat in Wat de producent over de productie deelt.

Scenario's

Een scenario is een kopie van het plan waarin je een ander schema of team uitprobeert zonder het live plan, het Hoofdplan, aan te raken. De kosten vergelijk je in het onderdeel Scenario's op het tabblad Planning, en de wijzigingen die je wilt houden voer je door naar het Hoofdplan. Hoe je scenario's maakt, vergelijkt, doorvoert en verwijdert, lees je in Scenario's.